Iniciar Onboarding

Una vez que un candidato ha sido marcado como "Contratado", puedes iniciar su proceso de onboarding para asegurar que complete todos los requisitos antes de su fecha de inicio.

Prerequisitos

Estado del candidato

El candidato debe tener status "Contratado" (hired) para poder iniciar onboarding.

Estados que permiten onboarding:

• Contratado (hired)

Estados que NO permiten:

• Nuevo
• En revision
• Preseleccionado
• En entrevista
• Ofertado
• Rechazado
• Retirado

Permisos requeridos

• onboarding.manage - Para iniciar y gestionar onboardings

Formas de iniciar onboarding

1. Desde el dashboard de Onboarding

Menu lateral > Onboarding > [+ Nuevo Onboarding]

1. Se abre modal de seleccion de candidato
2. Busca candidatos con status "Contratado"
3. Selecciona el candidato
4. Configura opciones de onboarding
5. Inicia

2. Desde Postulaciones de una vacante

Postulaciones > Candidato > Menu (...) > Iniciar Onboarding

1. Navega a la vacante
2. Encuentra al candidato contratado
3. Abre menu de acciones
4. Selecciona "Iniciar Onboarding"

3. Al cambiar status a "Contratado"

Cuando mueves un candidato al status "Contratado", el sistema puede sugerir:

Candidato marcado como Contratado

¿Deseas iniciar el proceso de onboarding?

[No, despues] [Si, iniciar]

4. Desde el tablero Kanban

En el tablero de procesos, al mover a columna "Contratado":

Modal de inicializacion

Campos del formulario

Seccion: Informacion del candidato

Seccion: Configuracion

Seccion: Notificaciones (Opcional)

Botones: [Cancelar] [Iniciar]

Campos detallados

Seleccion de plantilla

Automatica

El sistema sugiere plantilla segun prioridad:

1. Plantilla vinculada a la vacante especifica
2. Plantilla marcada como default
3. Sin plantilla (requiere items inline)

Manual

Puedes seleccionar cualquier plantilla activa del dropdown:

• Onboarding General (default) - marcado con estrella
• Onboarding Desarrolladores
• Onboarding Ventas
• Onboarding Temporal

Sin plantilla

Si no usas plantilla, debes agregar elementos manualmente:

Crear checklist personalizado

Elementos: (No hay elementos)

[+ Agregar elemento]

Agregar elementos inline

Sin usar plantilla

Si eliges "Crear checklist personalizado":

1. Haz clic en "+ Agregar elemento"
2. Selecciona tipo
3. Configura campos
4. Repite para cada elemento necesario

Tipos disponibles

• Solicitud de Documentos
• Solicitud de Firma
• Tarea Manual

Configuracion rapida

Boton: [Agregar]

Notificaciones por email

Email de bienvenida (candidato)

Envia automaticamente al candidato cuando inicia el onboarding:

Variables disponibles:

• {{candidateName}} - Nombre del candidato
• {{positionTitle}} - Titulo de la vacante
• {{projectName}} - Nombre del proyecto/empresa
• {{startDate}} - Fecha de inicio
• {{onboardingUrl}} - Link a Mi Onboarding

Ejemplo de contenido:

Hola {{candidateName}},

¡Felicidades por unirte a {{projectName}}!

Tu fecha de inicio es el {{startDate}} como {{positionTitle}}.

Por favor, accede a tu portal de onboarding para completar los requisitos previos:

{{onboardingUrl}}

¡Te esperamos!

Notificacion RRHH

Notifica al equipo de RRHH sobre la nueva contratacion:

Variables disponibles:

• {{candidateName}} - Nombre del candidato
• {{candidateEmail}} - Email del candidato
• {{positionTitle}} - Titulo de la vacante
• {{projectName}} - Nombre del proyecto
• {{startDate}} - Fecha de inicio
• {{recruiterName}} - Nombre del reclutador

Resultado de la inicializacion

Exito

Onboarding iniciado exitosamente

Candidato: Juan Perez

Fecha inicio: 15 Feb 2024

Items del checklist: 6

Se envio email de bienvenida al candidato

[Ver Detalles]

Que se crea

Al iniciar onboarding, el sistema:

1. Actualiza JobApplication:

   • startDate = Fecha seleccionada
   • onboardingStatus = "not_started"
   • onboardingProgress = 0
   • onboardingTemplateId = ID de plantilla usada

2. Crea OnboardingChecklistItems:

   • Un item por cada elemento de la plantilla
   • DocumentRequest para items tipo document_request
   • SignatureRequest para items tipo signature_request

3. Envia emails (si configurados):

   • Email de bienvenida al candidato
   • Notificacion a RRHH

Casos especiales

Candidato sin email

Si el candidato no tiene email registrado:

Advertencia: El candidato no tiene email registrado. No se podra enviar la notificacion de bienvenida.

¿Deseas continuar?

[Cancelar] [Continuar sin email]

Onboarding ya existe

Si el candidato ya tiene onboarding:

Advertencia: Este candidato ya tiene un onboarding activo.

Estado actual: En progreso (60%)

Iniciado: 10 Ene 2024

¿Deseas ver el onboarding existente?

[Ver Onboarding] [Cancelar]

Sin plantillas disponibles

Si no hay plantillas creadas:

Informacion: No hay plantillas de onboarding.

Puedes crear elementos manualmente o crear una plantilla primero.

[Crear Plantilla] [Continuar Manual]

Acciones post-inicializacion

Para el reclutador

1. Verificar que el candidato recibio el email
2. Monitorear progreso en dashboard
3. Agregar elementos adicionales si es necesario
4. Enviar recordatorios si hay retrasos

Para el candidato

1. Recibe email con link a Mi Onboarding
2. Accede al portal
3. Ve su checklist
4. Comienza a completar elementos

Validaciones

Fecha de inicio

• No puede ser en el pasado
• Debe permitir tiempo suficiente para completar onboarding
• Recomendado: minimo 5 dias de anticipacion

Elementos requeridos

• Al menos un elemento recomendado
• Items sin configurar mostraran advertencia

Permisos

Si no tienes permiso onboarding.manage:

Error: No tienes permiso para iniciar onboardings. Contacta a tu administrador.

Mejores practicas

Tiempo de anticipacion

Verificar antes de iniciar

1. Candidato tiene email correcto
2. Fecha de inicio confirmada
3. Plantilla tiene items correctos
4. Documentos de firma estan actualizados

Comunicacion previa

Considera avisar al candidato por telefono antes del email automatico:

"Juan, te estaremos enviando un email con los documentos que necesitamos antes de tu ingreso el 15 de febrero. Por favor revisalo."

Problemas comunes

"No puedo iniciar onboarding"

Causas:

1. Candidato no esta en status "Contratado"
2. No tienes permiso onboarding.manage
3. Ya existe onboarding para este candidato

Solucion: Verifica status, permisos y onboardings existentes.

"El candidato no recibio email"

Causas:

1. Email incorrecto
2. Filtro de spam
3. No se selecciono template de email

Solucion:

1. Verifica email del candidato
2. Pide que revise spam
3. Reenvia manualmente si es necesario

"No aparecen las plantillas"

Causas:

1. No hay plantillas creadas
2. Plantillas inactivas
3. Plantillas de otra cuenta

Solucion: Crea plantillas en el modulo correspondiente.

Proximos pasos

• Seguimiento de Progreso - Monitorear onboardings activos
• Gestionar Checklist - Modificar checklist durante onboarding