Contratar y Comenzar Onboarding
Cierra el proceso de seleccion e incorpora al nuevo colaborador.
Objetivo
Al terminar esta guia sabras:
- Como formalizar la contratacion
- Como solicitar documentos necesarios
- Como generar y firmar el contrato
- Como iniciar el onboarding estructurado
- Como dar seguimiento a la incorporacion
Modulos Involucrados
- Procesos - etapa final
- Solicitud de Documentos
- Firma Electronica
- Onboarding
- Comunicacion - emails
Flujo Completo
El proceso sigue estos pasos:
- Enviar Oferta - Propuesta formal al candidato
- Aceptacion - Candidato acepta la oferta
- Documentos - Recopilar documentacion
- Contrato - Generar y firmar
- Onboarding - Iniciar incorporacion
Paso 1: Enviar Oferta
Una vez decidido el candidato:
- En el tablero, mueve a etapa "Oferta"
- Click en tarjeta → Generar Oferta
Datos de la oferta:
- Puesto - Titulo de la vacante
- Salario - Monto, moneda y periodicidad
- Fecha inicio - Cuando comenzaria
- Beneficios - Seguro medico, vales, fondo de ahorro, vacaciones
- Notas adicionales - Bono de firma, equipo, etc.
- Fecha limite - Para responder
El candidato recibe email con la oferta formal.
Paso 2: Esperar Aceptacion
El candidato tiene opciones:
Si ACEPTA:
- Click en link del email
- Confirma aceptacion
- Sistema te notifica
- Proceso continua
Si RECHAZA o NEGOCIA:
- Candidato responde con dudas
- Negociacion via email o llamada
- Actualiza oferta si es necesario
- Reenvia oferta modificada
Si hay TIEMPO LIMITE:
- Si no responde a tiempo, sistema envia recordatorio
- Puedes extender plazo o cancelar
Paso 3: Solicitar Documentos
Una vez aceptada la oferta:
- Click en candidato → Solicitar Documentos
- Selecciona documentos requeridos:
Documentos tipicos:
- Identificacion oficial (INE/Pasaporte)
- CURP
- RFC (Constancia de situacion fiscal)
- Comprobante de domicilio
- Acta de nacimiento
- Comprobante de estudios
- Carta de no antecedentes penales
- Cartilla militar (si aplica)
- Cuenta bancaria (caratula de estado de cuenta)
- Numero de seguro social (NSS)
- Define fecha limite
- Agrega mensaje personalizado
- Click [Enviar Solicitud]
El candidato recibe email con link para subir documentos.
Seguimiento de Documentos
En el dashboard puedes ver:
- Progreso - Porcentaje completado (ej: 8/10 documentos)
- Estado por documento - Recibido o pendiente
- Acciones - Enviar recordatorio, ver documentos
Paso 4: Generar y Firmar Contrato
Con documentos completos:
- Menu → Generar Contrato
- Selecciona plantilla de contrato
- Revisa datos pre-llenados:
- Nombre del colaborador
- Puesto
- Salario
- Fecha de inicio
- Horario
- Define firmantes:
- Colaborador (firma electronica simple)
- Representante legal (e.firma)
- Click [Enviar para Firma]
Flujo de Firmas
- Firma Empleado - Recibe email, firma en linea
- Firma Empresa - Representante firma con e.firma
- Contrato Listo - Ambas partes reciben copia
Paso 5: Iniciar Onboarding
Con contrato firmado:
- Mueve candidato a etapa "Contratado"
- Sistema pregunta si iniciar onboarding
- Selecciona plantilla de onboarding
- Confirma fecha de inicio
Tareas tipicas de onboarding:
- Bienvenida y presentacion del equipo
- Configuracion de accesos y herramientas
- Capacitacion inicial
- Reunion con manager
- Seguimiento semana 1
Tablero de Onboarding
El onboarding tiene su propio tablero con etapas:
| DIA 1 | SEMANA 1 | MES 1 | COMPLETADO |
|---|---|---|---|
| Bienvenida | Capacitacion | Evaluacion | - |
| Accesos | - | - | - |
Tareas se asignan automaticamente segun plantilla. El nuevo colaborador y su manager ven el progreso.
Email de Bienvenida
Se envia automaticamente con:
- Fecha del primer dia
- Direccion (si aplica)
- Horario
- Contacto del manager o RH
- Contrato firmado adjunto
- Guia del primer dia
Checklist de Contratacion
Antes de confirmar contratacion verifica:
- Oferta aceptada por candidato
- Documentos completos y verificados
- Contrato generado y revisado
- Contrato firmado por ambas partes
- Alta en nomina (externo)
- Alta en IMSS (externo)
- Accesos creados (correo, sistemas)
- Equipo de trabajo asignado
- Onboarding programado
- Manager notificado
Automatizaciones Utiles
Configura para agilizar:
| Trigger | Accion |
|---|---|
| Candidato acepta oferta | Enviar solicitud de documentos automaticamente |
| Todos los documentos recibidos | Notificar a RH para generar contrato |
| Contrato firmado | Iniciar onboarding automaticamente |
| Onboarding completado | Notificar a manager |
Guias Relacionadas
- Solicitar Documentos - Recopilar documentos
- Firma de Contratos - Firma electronica
- Automatizar Pasos - Automatizaciones