Inicializar Onboarding

Aprende como activar el proceso de onboarding para candidatos que han sido contratados.

Requisitos Previos

Para inicializar onboarding:

Candidato debe:

• Tener estado "Contratado" (hired)
• No tener onboarding activo previo
• Tener aplicacion valida

Usuario debe:

• Tener permiso onboarding.manage
• Plan con funcionalidad "automation"

Acceder a Inicializacion

Desde la Aplicacion del Candidato

Vacantes - [Vacante] - Candidatos - [Candidato] - Ver detalle de aplicacion - Estado: Contratado - [Configurar Onboarding]

Desde el Dashboard de Onboarding

Menu principal - Onboardings - [+ Nuevo Onboarding] - Seleccionar candidato contratado

Modal de Inicializacion

Vista Completa

Configurar Onboarding

• Candidato: Juan Perez
• Vacante: Developer Senior
• Empresa: Tech Corp

FECHA DE INICIO

• Primer dia de trabajo: [Seleccionar fecha]

PLANTILLA DE ONBOARDING

• Usar plantilla existente (seleccionado)
• Dropdown: "Onboarding Estandar"

Items incluidos:

• Documentos de Identidad

• Documentos Bancarios

• Contrato de Trabajo

• Acuerdo de Confidencialidad

• Leer Manual del Empleado

• Definir items manualmente (alternativa)

NOTIFICACIONES

• Email de bienvenida al candidato: [Seleccionar plantilla]
• Notificacion a RH: [Seleccionar plantilla]

Botones: [Cancelar] [Iniciar Onboarding]

Opciones de Configuracion

1. Fecha de Inicio

Campo obligatorio:

• Seleccionar fecha del primer dia
• Debe ser fecha futura
• Visible para el candidato
• Usado para countdown en su dashboard

Ejemplo:

• Hoy: 15 de Enero
• Fecha inicio: 22 de Enero
• Candidato vera: "7 dias para empezar"

2. Seleccion de Plantilla

Opcion A: Usar Plantilla

Si tienes plantillas creadas:

• Selecciona del dropdown
• Ve preview de items incluidos
• Ajusta si es necesario
• Facil y rapido

Auto-seleccion:

• Si vacante tiene plantilla asociada - se pre-selecciona
• Si no - se pre-selecciona la plantilla por defecto
• Puedes cambiar manualmente

Opcion B: Items Manuales (Inline)

Si prefieres no usar plantilla:

1. Selecciona "Definir items manualmente"
2. Haz clic en [+ Agregar Item]
3. Configura cada item con titulo y tipo

Util para:

• Onboardings unicos
• Casos especiales
• Cuando no hay plantilla adecuada

3. Notificaciones por Email

Email de Bienvenida

Email enviado al candidato:

• Felicitaciones por contratacion
• Fecha de inicio
• Link a "Mi Onboarding"
• Instrucciones iniciales

Variables disponibles:

• {{candidateName}} - Nombre del candidato
• {{positionTitle}} - Titulo del puesto
• {{companyName}} - Nombre de empresa
• {{startDate}} - Fecha de inicio
• {{onboardingUrl}} - Link al portal

Notificacion a RH

Email enviado al reclutador/equipo:

• Nuevo onboarding iniciado
• Datos del candidato
• Fecha de inicio
• Items del checklist

Variables disponibles:

• {{candidateName}} - Nombre
• {{candidateEmail}} - Email
• {{positionTitle}} - Puesto
• {{startDate}} - Fecha inicio
• {{itemsCount}} - Numero de items

Proceso de Inicializacion

Que Sucede al Iniciar

Click en [Iniciar Onboarding]:

1. Validacion

   • Candidato esta contratado?
   • No tiene onboarding activo?
   • Usuario tiene permisos?

2. Crear Checklist Items

   • Para cada item de la plantilla:
     • document_request - Crear DocumentRequest
     • signature_request - Crear SignatureRequest
     • manual - Crear ChecklistItem simple
     • auto_complete - Crear ChecklistItem
   • Todos con status "pending"

3. Actualizar JobApplication

   • onboardingStatus = "not_started"
   • onboardingProgress = 0
   • startDate = fecha seleccionada
   • onboardingTemplateId = plantilla usada

4. Enviar Emails

   • Email de bienvenida al candidato
   • Notificacion a RH

5. Mostrar confirmacion

   • "Onboarding iniciado exitosamente"

Resultado

Despues de inicializar:

JobApplication:

• onboardingStatus: "not_started"
• onboardingProgress: 0%
• startDate: "2024-01-22"
• Items del checklist creados

El candidato puede:

• Ver su onboarding en "Mi Onboarding"
• Ver checklist de tareas pendientes
• Comenzar a completar items
• Ver countdown hasta fecha de inicio

Flujos de Inicializacion

Flujo Normal

1. Candidato pasa proceso de seleccion
2. Reclutador marca como "Contratado"
3. Reclutador abre "Configurar Onboarding"
4. Selecciona plantilla + fecha + emails
5. Click "Iniciar Onboarding"
6. Sistema crea todo automaticamente
7. Candidato recibe email de bienvenida
8. Candidato accede a Mi Onboarding

Flujo desde Proceso

Proceso de reclutamiento:

• Etapa 1: Aplicacion
• Etapa 2: Entrevista
• Etapa 3: Evaluacion
• Etapa 4: Oferta
• Etapa 5: Contratado (Final)

Al mover a etapa final:

• Candidato se marca como "hired"
• Aparece opcion de onboarding
• Reclutador puede iniciar inmediatamente

Flujo con Automatizacion

Si tienes automatizacion configurada:

Trigger: Candidato llega a etapa "Contratado"

Accion automatica:

• Inicializar onboarding
• Usar plantilla por defecto
• Fecha inicio: +7 dias
• Enviar emails automaticamente

Sin intervencion manual del reclutador.

Agregar Items Despues

Agregar Item a Onboarding Activo

Si necesitas agregar item despues de iniciar:

1. Ve a Onboardings - [Candidato]
2. Click en [+ Agregar Item]
3. Configura el nuevo item
4. Sistema lo agrega al checklist
5. Progreso se recalcula (X/Y+1)

No puedes eliminar items de documento o firma que ya estan en progreso.

Cancelar Onboarding

Proceso de Cancelacion

Si necesitas cancelar:

1. Ve a Onboardings - [Candidato]
2. Click en [...] - Cancelar Onboarding
3. Confirmar

Resultado:

• onboardingStatus = null
• onboardingProgress = 0
• Checklist items eliminados
• DocumentRequests cancelados
• SignatureRequests cancelados
• Candidato ya no ve onboarding

Esto NO cambia el estado de "hired" del candidato. Solo cancela el onboarding.

Mejores Practicas

Preparacion

Antes de inicializar:

• Tener plantilla lista
• Documentos de firma en S3
• Templates de email configurados
• Fecha de inicio confirmada
• Candidato informado verbalmente

Timing

Cuando inicializar:

• Inmediatamente al contratar
• Con suficiente anticipacion (7+ dias)
• Despues de confirmar fecha con candidato
• Antes de enviar oferta formal (opcional)

No esperar hasta:

• Ultimo momento
• Cuando candidato ya empezo
• Sin tener toda la informacion

Comunicacion

Complementar el sistema con:

• Llamada/mensaje confirmando contratacion
• Explicar que recibira email de onboarding
• Dar contexto de lo que debe hacer
• Ofrecer ayuda si tiene dudas
• Confirmar fecha y hora del primer dia

Problemas Comunes

"Candidato no esta contratado"

Error: "El candidato debe tener estado 'hired'"

Solucion:

• Ve a la aplicacion del candidato
• Cambia estado a "Contratado"
• Intenta inicializar de nuevo

"Ya tiene onboarding activo"

Error: "El candidato ya tiene un onboarding"

Solucion:

• Revisar onboarding existente
• Si es error: cancelar el actual
• Si es correcto: continuar con ese

"No hay plantillas disponibles"

Situacion: Dropdown de plantillas vacio

Solucion:

• Crear plantilla primero
• O usar opcion "items manuales"
• Ve a Plantillas de Onboarding para crear

Proximos Pasos

• Seguimiento y Progreso - Monitorear el onboarding
• Vista del Candidato - Como ve el candidato
• Integracion Automatizacion - Automatizar