Flujos de Aprobacion

Los flujos de aprobacion permiten requerir autorizacion de uno o mas usuarios antes de mover candidatos a ciertas etapas.

Que es un flujo de aprobacion

Un flujo de aprobacion agrega un paso de autorizacion:

1. Reclutador quiere mover candidato
2. Sistema crea solicitud de aprobacion
3. Aprobador(es) reciben notificacion
4. Aprobador revisa y decide
5. Si aprueba -> Candidato se mueve
6. Si rechaza -> Candidato queda donde esta

Casos de uso

Aprobacion de contratacion

Antes de mover a "Contratado":

• Gerente de area debe aprobar
• RH debe validar documentacion
• Direccion aprueba posiciones senior

Aprobacion de oferta

Antes de mover a "Oferta":

• Aprobacion de salario propuesto
• Validacion de presupuesto
• Autorizacion de beneficios

Escalacion de rechazos

Antes de rechazar candidato:

• Revision de decision
• Documentacion del motivo
• Evitar rechazos injustificados

Configurar aprobacion en etapa

Activar requerimiento

1. Abre configuracion del proceso
2. Selecciona la etapa que requiere aprobacion
3. Activa "Requerir aprobacion para entrar"
4. Se habilitan opciones de configuracion

Seleccionar aprobadores

1. En "Aprobadores", haz clic en "Agregar"
2. Selecciona usuarios que pueden aprobar:
   • Usuarios especificos
   • Por rol (ej: todos los gerentes)
   • Por relacion (ej: gerente del proyecto)
3. Puedes agregar multiples aprobadores

Modo de aprobacion

Cualquiera (mas comun):

• Aprobador A, Aprobador B, o Aprobador C
• Uno aprueba -> Candidato avanza

Todos (para decisiones criticas):

• Aprobador A, Aprobador B, y Aprobador C
• Todos aprueban -> Candidato avanza

Proceso de aprobacion

Solicitar movimiento

1. El reclutador intenta mover el candidato
2. Se muestra modal de solicitud:

Esta etapa requiere aprobacion.

Justificacion: [Campo de texto]

[Cancelar] [Solicitar Aprobacion]

3. El candidato queda en estado "Pendiente de aprobacion"

Estado del candidato

Mientras espera aprobacion:

• Muestra indicador: "Pendiente de aprobacion"
• No puede moverse a otras etapas
• Se puede cancelar la solicitud

Notificacion a aprobadores

Los aprobadores reciben:

• Notificacion en la plataforma
• Email (si configurado)
• Detalle de la solicitud

Aprobar o rechazar

Ver solicitudes pendientes

Los aprobadores pueden ver solicitudes de varias formas:

1. Panel de aprobaciones: Menu -> "Aprobaciones pendientes"
2. En el tablero: Indicador en la tarjeta del candidato
3. Notificaciones: Alerta con acceso directo

Revisar solicitud

Al abrir una solicitud:

Solicitud de Aprobacion

Justificacion:

"Candidato paso todas las evaluaciones con excelentes resultados. Recomiendo proceder con oferta de $X."

[Ver perfil completo]

Comentario (opcional): [Campo de texto]

[Rechazar] [Aprobar]

Aprobar

1. Revisa la informacion del candidato
2. Agrega comentario (opcional)
3. Haz clic en "Aprobar"
4. El candidato se mueve automaticamente

Rechazar

1. Revisa la informacion
2. Agrega motivo del rechazo (recomendado)
3. Haz clic en "Rechazar"
4. El candidato queda donde estaba
5. Se notifica al solicitante

Resultado de aprobacion

Aprobado

Solicitud aprobada

Aprobado por: Director de Tecnologia Fecha: 15 Ene 2024, 14:22 Comentario: "Excelente perfil, proceder."

El candidato ha sido movido a "Oferta".

Rechazado

Solicitud rechazada

Rechazado por: Director de Tecnologia Fecha: 15 Ene 2024, 14:22 Motivo: "Salario propuesto excede presupuesto. Renegociar antes de proceder."

El candidato permanece en "Evaluacion Final".

Aprobacion multiple (AND)

Cuando se requiere aprobacion de todos:

Flujo

1. Solicitud creada
2. Notificacion a todos los aprobadores
3. Cada uno revisa independientemente
4. Estado: [A aprobado] [B aprobado] [C pendiente]
5. Cuando todos aprueban -> Candidato avanza
6. Si uno rechaza -> Solicitud rechazada

Ver estado

Aprobaciones requeridas: 3 Aprobaciones recibidas: 2

• Maria Garcia - Aprobado 15 Ene, 10:30
• Carlos Lopez - Aprobado 15 Ene, 11:45
• Ana Martinez - Pendiente

Comportamiento

• Si uno rechaza: Toda la solicitud se rechaza
• Si todos aprueban: Candidato avanza
• Si expira tiempo: Segun configuracion

Configuraciones avanzadas

Tiempo limite

Define cuanto tiempo hay para aprobar:

1. Activa "Tiempo limite de aprobacion"
2. Define horas o dias
3. Configura accion al expirar:
   • Recordatorio a aprobadores
   • Escalar a supervisor
   • Auto-rechazar

Escalacion

Si el aprobador no responde:

1. Activa "Escalar si no hay respuesta"
2. Define tiempo antes de escalar
3. Selecciona usuario de escalacion

Delegacion

Permitir que aprobadores deleguen:

1. Activa "Permitir delegacion"
2. El aprobador puede asignar a otro
3. El delegado puede aprobar/rechazar

Historial de aprobaciones

Ver historial del candidato

1. Abre perfil del candidato
2. Ve a "Historial"
3. Muestra todas las aprobaciones:
   • Solicitadas
   • Aprobadas
   • Rechazadas
   • Pendientes

Ejemplo de historial

15 Ene 2024, 10:30 - Aprobacion solicitada

• Mover a: "Oferta"
• Por: Maria Garcia
• Justificacion: "Recomiendo oferta"

15 Ene 2024, 14:22 - Aprobacion concedida

• Por: Director de Tecnologia
• Comentario: "Aprobado, proceder"

15 Ene 2024, 14:22 - Candidato movido

• De: "Evaluacion Final"
• A: "Oferta"

Reportes de aprobaciones

Metricas disponibles:

• Tiempo promedio de aprobacion
• Tasa de aprobacion vs rechazo
• Aprobadores mas rapidos/lentos
• Solicitudes expiradas

Cancelar solicitud

El solicitante puede cancelar:

1. Abre la solicitud pendiente
2. Haz clic en "Cancelar solicitud"
3. El candidato vuelve a estado normal
4. Se notifica a aprobadores

Motivos para cancelar:

• Informacion incorrecta
• Cambio de decision
• Ya no aplica

Mejores practicas

Seleccionar aprobadores adecuados

Tiempos de respuesta

1. Define SLA para responder (ej: 24 horas)
2. Configura escalacion automatica
3. Comunica expectativas a aprobadores
4. Monitorea tiempos de respuesta

Justificaciones claras

Al solicitar aprobacion:

• Explica por que recomiendas aprobar
• Incluye datos relevantes (puntajes, evaluaciones)
• Menciona riesgos si los hay
• Se conciso pero completo

Documentar rechazos

Al rechazar:

• Explica motivo claro
• Sugiere alternativas si las hay
• Indica si es definitivo o se puede reintentar

Problemas comunes

"Aprobacion estancada"

Causa: Aprobador no responde.

Solucion:

• Enviar recordatorio
• Escalar a supervisor
• Contactar directamente
• Configurar timeout automatico

"No se quien debe aprobar"

Causa: Aprobadores no claros.

Solucion:

• Define roles de aprobacion por escrito
• Configura aprobadores por rol
• Documenta el proceso

"Muchas solicitudes pendientes"

Causa: Proceso de aprobacion lento.

Solucion:

• Reducir etapas que requieren aprobacion
• Agregar mas aprobadores (modo OR)
• Mejorar SLA de respuesta

"Rechazo sin motivo"

Causa: Aprobador no explica decision.

Solucion:

• Hacer obligatorio el motivo de rechazo
• Capacitar a aprobadores
• Revisar con el aprobador

Configurar notificaciones

Para aprobadores

1. Ve a Configuracion -> Notificaciones
2. Activa "Nuevas solicitudes de aprobacion"
3. Configura:
   • Email inmediato
   • Resumen diario
   • Push notification

Para solicitantes

1. Activa "Estado de mis solicitudes"
2. Recibe notificacion cuando:
   • Solicitud es aprobada
   • Solicitud es rechazada
   • Solicitud esta por expirar