Configurar Aprobaciones

Esta guia explica como configurar requerimientos de aprobacion en las etapas de tu proceso de seleccion.

Acceder a la configuracion

Desde el tablero de proceso

Process Board - Click en etapa - Icono de configuracion

Desde edicion de proceso

Procesos - Editar Proceso - Etapas - Configurar Etapa

Panel de configuracion de etapa

Configurar Etapa: Entrevista Final

Opciones de modo:

• Cualquiera - Un aprobador es suficiente
• Todos - Todos los aprobadores deben aprobar

Opciones de configuracion

1. Habilitar aprobacion

[x] Requiere aprobacion para mover tareas a esta etapa

Cuando esta marcado:

• Cualquier movimiento a esta etapa requiere autorizacion
• Se mostrara "Solicitar Aprobacion" en lugar de "Mover Tarea"
• La tarea no se movera hasta que los aprobadores autoricen

2. Seleccionar aprobadores

Buscar usuarios...

• Maria Lopez (Directora RH)
• Carlos Ruiz (Gerente de Area)
• Ana Garcia (Hiring Manager)
• Pedro Sanchez (Director General) [seleccionado]

Quien puede ser aprobador:

• Usuarios con rol user o subuser
• Con permiso approvals.manage
• Miembros de tu organizacion

Recomendaciones:

• Selecciona personas relevantes para la decision
• Considera disponibilidad (vacaciones, carga de trabajo)
• Evita seleccionar demasiados aprobadores

3. Modo de aprobacion

Modo "Cualquiera" (any)

( ) Cualquiera - Un aprobador es suficiente

• Primera aprobacion mueve la tarea inmediatamente
• Util cuando multiples personas pueden autorizar
• Mas rapido, menos burocracia

Ejemplo de uso:

Aprobadores: Maria, Carlos, Ana

Resultado: Si Maria aprueba, la tarea se mueve. Carlos y Ana no necesitan actuar.

Modo "Todos" (all)

(x) Todos - Todos los aprobadores deben aprobar

• Todos los aprobadores deben autorizar
• La tarea no se mueve hasta que todos aprueben
• Mayor control, mas riguroso

Ejemplo de uso:

Aprobadores: Maria, Carlos, Ana

Resultado: Los 3 deben aprobar para que se mueva. Si uno rechaza, se rechaza todo.

Ejemplos de configuracion

Etapa de contratacion

Configurar: Oferta de Trabajo

Etapa de entrevista ejecutiva

Configurar: Entrevista con Director

Etapa sin aprobacion

Configurar: Revision de CV

Configuracion almacenada

La configuracion se guarda en el campo configuration de la etapa:

ProcessStep.configuration = {
  approvalConfig: {
    requireApproval: true,
    approvers: [5, 12, 8],        // IDs de usuarios
    approvalMode: "all",          // "any" o "all"
    requiredApprovals: 3,         // Opcional: minimo requerido
    approvalTimeoutHours: 48      // Opcional: tiempo limite
  }
}

Validaciones

Al guardar configuracion

Al solicitar aprobacion

Flujo despues de configurar

Una vez configurada la etapa:

1. Reclutador intenta mover tarea a esa etapa
2. Sistema detecta requerimiento de aprobacion
3. Modal muestra "Esta etapa requiere aprobacion"
4. Boton cambia a "Solicitar Aprobacion"
5. Al hacer clic, se crea solicitud
6. Aprobadores reciben notificacion
7. Tarea muestra badge "Aprobacion Pendiente"

Cambiar configuracion existente

Agregar aprobadores

1. Abre configuracion de la etapa
2. Agrega nuevos aprobadores
3. Guarda cambios

Nota: Solicitudes pendientes mantienen aprobadores originales.

Quitar aprobadores

1. Abre configuracion de la etapa
2. Elimina aprobadores (clic en X)
3. Guarda cambios

Advertencia: Si quitas un aprobador con solicitudes pendientes, esas solicitudes pueden quedar bloqueadas (modo "todos").

Cambiar modo

1. Abre configuracion de la etapa
2. Selecciona nuevo modo
3. Guarda cambios

Nota: El cambio afecta solo a nuevas solicitudes.

Deshabilitar aprobacion

1. Abre configuracion de la etapa
2. Desmarca "Requiere aprobacion"
3. Guarda cambios

Resultado: Movimientos futuros seran inmediatos.

Mejores practicas

Definir criterios claros

Documenta cuando se debe aprobar:

Etapa: Oferta

Criterios para aprobar:

• Evaluacion tecnica >= 80%
• Referencias verificadas
• Expectativa salarial dentro de rango
• Disponibilidad confirmada

Evitar cuellos de botella

Problema: Un solo aprobador que viaja frecuentemente

Solucion: Agregar backup o usar modo "cualquiera"

Comunicar expectativas

Informar a aprobadores:

• Tiempo esperado de respuesta (24-48h)
• Criterios de aprobacion
• Que hacer si tienen dudas
• Como escalar si no pueden aprobar

Revisar periodicamente

Cada trimestre revisar:

• Los aprobadores siguen siendo los correctos?
• El modo de aprobacion es apropiado?
• Hay cuellos de botella?
• Se necesitan mas/menos aprobadores?

Casos especiales

Subusers como aprobadores

Los subusers pueden ser aprobadores si tienen permiso approvals.manage. Heredan contexto del usuario padre.

Aprobador se da de baja

Si un aprobador deja la empresa:

1. Solicitudes pendientes con modo "todos" pueden bloquearse
2. Recomendacion: Cancelar solicitudes pendientes
3. Actualizar configuracion de etapas

Proceso sin etapa inicial

Si todas las etapas requieren aprobacion, la primera tarea necesitara aprobacion para entrar al proceso.

Problemas comunes

"No puedo agregar aprobador"

Causas:

1. Usuario sin permiso approvals.manage
2. Usuario inactivo
3. Usuario de otra empresa

Solucion: Verificar permisos y estado del usuario.

"Los cambios no aplican"

Causa: Cambios afectan solo nuevas solicitudes.

Solucion: Solicitudes existentes mantienen configuracion original.

"Aprobador no recibe notificacion"

Causas:

1. Notificaciones deshabilitadas
2. Email incorrecto
3. Filtro de spam

Solucion: Verificar configuracion de notificaciones del usuario.

Proximos pasos

• Solicitar Aprobacion - Como solicitar cuando mueves tareas
• Modos de Aprobacion - Diferencias detalladas entre modos