Modos de Aprobacion
El sistema de aprobaciones soporta dos modos que determinan cuantas autorizaciones se necesitan para completar una solicitud.
Resumen de modos
| Modo | Descripcion | Uso recomendado |
|---|---|---|
| Cualquiera | Una aprobacion es suficiente | Decisiones rapidas, backup de aprobadores |
| Todos | Todas las aprobaciones requeridas | Decisiones criticas, multiples stakeholders |
Modo "Cualquiera" (any)
Como funciona
Aprobadores configurados: Maria, Carlos, Ana
Escenario 1: Maria aprueba primero
| Aprobador | Estado |
|---|---|
| Maria | (check) Aprobado |
| Carlos | - (no requerido) |
| Ana | - (no requerido) |
| Resultado | (check) APROBADA - Tarea se mueve |
Escenario 2: Carlos rechaza primero
| Aprobador | Estado |
|---|---|
| Maria | - (no requerido) |
| Carlos | (x) Rechazado |
| Ana | - (no requerido) |
| Resultado | (x) RECHAZADA - Tarea no se mueve |
Caracteristicas
- Primera decision gana: El primer aprobador en decidir determina el resultado
- Aprobacion inmediata: Si alguien aprueba, la tarea se mueve de inmediato
- Rechazo inmediato: Si alguien rechaza, la solicitud se cierra
- Sin espera: No hay que esperar a todos los aprobadores
Cuando usarlo
Recomendado para:
- Decisiones donde cualquier persona puede autorizar
- Etapas con aprobadores intercambiables
- Cuando la velocidad es importante
- Backup de aprobadores (vacaciones, ausencias)
No recomendado para:
- Decisiones que requieren multiples perspectivas
- Contrataciones de alto nivel
- Situaciones que requieren consenso
Ejemplo de configuracion
Etapa: Entrevista Tecnica
| Campo | Valor |
|---|---|
| Requiere aprobacion | Si |
| Aprobadores | Tech Lead (principal), Senior Developer (backup) |
| Modo | Cualquiera |
| Logica | Si el Tech Lead no esta disponible, el Senior puede aprobar. |
Flujo visual
- Solicitud creada
- Notificar a todos los aprobadores
- Quien decide primero?
- Maria decide: Aprueba? Si = Mover tarea / No = Rechazar solicitud
- Carlos decide: Aprueba? Si = Mover tarea / No = Rechazar solicitud
Modo "Todos" (all)
Como funciona
Aprobadores configurados: Maria, Carlos, Ana
Escenario 1: Todos aprueban
| Aprobador | Estado |
|---|---|
| Maria | (check) Aprobado (10:00) |
| Carlos | (check) Aprobado (11:30) |
| Ana | (check) Aprobado (14:00) |
| Resultado | (check) APROBADA - Tarea se mueve |
Escenario 2: Uno rechaza
| Aprobador | Estado |
|---|---|
| Maria | (check) Aprobado |
| Carlos | (x) Rechazado |
| Ana | (no importa) |
| Resultado | (x) RECHAZADA - Tarea no se mueve |
Escenario 3: Algunos pendientes
| Aprobador | Estado |
|---|---|
| Maria | (check) Aprobado |
| Carlos | (check) Aprobado |
| Ana | (espera) Pendiente |
| Resultado | (espera) PENDIENTE - Esperando Ana |
Caracteristicas
- Unanimidad requerida: Todos deben aprobar para completar
- Espera completa: La tarea no se mueve hasta que todos decidan
- Veto individual: Cualquier rechazo bloquea toda la solicitud
- Progreso visible: Se puede ver quien falta por decidir
Cuando usarlo
Recomendado para:
- Contrataciones de alto nivel (directores, C-level)
- Decisiones con impacto presupuestal
- Cuando se requiere consenso de multiples areas
- Cumplimiento regulatorio que requiere multiples firmas
No recomendado para:
- Decisiones rutinarias
- Procesos de alto volumen
- Cuando la velocidad es critica
Ejemplo de configuracion
Etapa: Oferta de Trabajo
| Campo | Valor |
|---|---|
| Requiere aprobacion | Si |
| Aprobadores | Hiring Manager (area), Director de RH, Director de Finanzas |
| Modo | Todos |
| Logica | Contratacion requiere sign-off de todas las areas involucradas. |
Flujo visual
- Solicitud creada
- Notificar a todos los aprobadores
- Maria decide, Carlos decide, Ana decide
- Todos aprobaron?
- SI: Mover tarea
- NO: Solicitud pendiente o rechazada
Comparacion detallada
Velocidad vs Control
| Aspecto | Modo Cualquiera | Modo Todos |
|---|---|---|
| Velocidad | Alta | Baja |
| Control | Bajo | Alto |
Tabla comparativa
| Aspecto | Cualquiera | Todos |
|---|---|---|
| Aprobaciones necesarias | 1 | Todas |
| Tiempo promedio | Rapido | Lento |
| Nivel de control | Bajo | Alto |
| Riesgo de bloqueo | Bajo | Alto |
| Uso tipico | Operativo | Estrategico |
| Complejidad | Simple | Mayor |
Impacto de rechazo
Modo Cualquiera:
- 1 rechazo = Solicitud rechazada
- 1 aprobacion = Solicitud aprobada
Modo Todos:
- 1 rechazo = Solicitud rechazada
- Todas las aprobaciones = Solicitud aprobada
En ambos modos, un solo rechazo bloquea la solicitud completa.
Escenarios de uso
Escenario 1: Proceso de alto volumen
Situacion: 50+ candidatos/semana para posiciones junior
Configuracion recomendada:
- Etapas iniciales: Sin aprobacion
- Entrevista: Modo Cualquiera (2 recruiters)
- Oferta: Modo Cualquiera (hiring manager o HR)
Razon: Velocidad es critica, decisiones pueden ser tomadas por cualquier persona calificada.
Escenario 2: Contratacion ejecutiva
Situacion: Contratacion de Director de Tecnologia
Configuracion recomendada:
- Todas las etapas: Modo Todos
- Aprobadores: CEO, CFO, CHRO, CTO saliente
- Justificacion documentada requerida
Razon: Decision estrategica que impacta toda la organizacion. Requiere multiples perspectivas.
Escenario 3: Proceso hibrido
Situacion: Proceso estandar con etapa critica
Configuracion recomendada:
- Revision CV: Sin aprobacion
- Entrevista: Modo Cualquiera
- Evaluacion: Sin aprobacion
- Oferta: Modo Todos (HR + Manager)
- Contratacion: Modo Todos (HR + Manager + Finance)
Razon: Balance entre velocidad en etapas operativas y control en etapas criticas.
Cambiar modo en proceso activo
Consideraciones
- Cambios afectan solo nuevas solicitudes
- Solicitudes pendientes mantienen modo original
- Comunicar cambios a los aprobadores
Proceso
- Abrir configuracion de etapa
- Cambiar modo de aprobacion
- Guardar cambios
- Nuevas solicitudes usaran el nuevo modo
Antes del cambio:
Solicitud #45: Modo Todos (3 aprobadores)
- Maria: (check) Aprobado
- Carlos: (espera) Pendiente
- Ana: (espera) Pendiente
Cambio: Todos - Cualquiera
Despues del cambio:
Solicitud #45: Sigue en Modo Todos (No cambia, fue creada con modo Todos)
Nueva Solicitud #46: Modo Cualquiera (Usa el nuevo modo)
Problemas comunes por modo
Modo Cualquiera
Problema: Aprobador decide sin revisar bien
Solucion: Capacitar aprobadores sobre criterios, implementar checklist antes de aprobar.
Problema: Inconsistencia en decisiones
Solucion: Documentar criterios claros, revisar periodicamente decisiones.
Modo Todos
Problema: Solicitudes bloqueadas por aprobador ausente
Soluciones:
- Agregar backup de aprobadores
- Establecer timeouts
- Proceso de escalacion
Problema: Proceso muy lento
Soluciones:
- Reducir numero de aprobadores
- Establecer SLAs de respuesta
- Notificaciones de recordatorio
Mejores practicas
Seleccionar el modo correcto
Preguntate:
- Cuantas personas DEBEN opinar?
- Que tan critica es la decision?
- Cual es el costo de un error?
- Cual es el costo de la demora?
Si velocidad > control - Cualquiera
Si control > velocidad - Todos
Documentar la logica
En la configuracion, documenta por que elegiste ese modo:
Etapa: Oferta Ejecutiva
Modo: Todos
Razon: "Posiciones ejecutivas requieren aprobacion unanime del comite de direccion por politica corporativa (POL-HR-042)"
Revisar periodicamente
Cada trimestre revisar:
- El modo sigue siendo apropiado?
- Hay cuellos de botella?
- Las solicitudes se resuelven a tiempo?
- Los aprobadores son los correctos?
Proximos pasos
- Historial de Decisiones - Ver auditoria de aprobaciones
- Configurar Aprobaciones - Ajustar configuracion