Integracion con Automatizacion

El modulo de onboarding se integra con el sistema de automatizacion para crear flujos eficientes.

Eventos Disponibles

ONBOARDING_ITEM_COMPLETED

Evento emitido cuando:

• Candidato completa un item del checklist
• Para cualquier tipo de item
• Incluye items manuales, docs y firmas

Datos del evento:

• applicationId: ID de la aplicacion
• itemId: ID del item completado
• itemType: document_request | signature_request | manual
• postulantId: ID del candidato
• ownerId: ID del reclutador/empresa
• completedAt: Fecha de completado
• progress: Nuevo porcentaje de progreso

ONBOARDING_ALL_COMPLETED

Evento emitido cuando:

• Todos los items obligatorios estan completados
• Progreso llega a 100%
• Una sola vez por onboarding

Datos del evento:

• applicationId: ID de la aplicacion
• postulantId: ID del candidato
• ownerId: ID del reclutador/empresa
• completedAt: Fecha de completado total
• itemsCount: Total de items
• startDate: Fecha programada de inicio

Usar en Automatizacion

Trigger: Item Completado

Configurar Automatizacion

• Trigger: Item de Onboarding Completado
• Filtrar por tipo:
  • Cualquier item
  • Tipo especifico: document_request (u otro)
• Accion:
  • Notificar al reclutador
  • Enviar email de confirmacion
  • Actualizar CRM/sistema externo

Trigger: Onboarding Completado

Configurar Automatizacion

• Trigger: Onboarding 100% Completado
• Accion:
  • Enviar email de bienvenida final
  • Notificar a equipo de RH
  • Crear tarea para preparar escritorio
  • Generar acceso a sistemas
  • Agendar reunion de primer dia

Flujos de Automatizacion

Flujo de Contratacion Completo

1. Candidato acepta oferta
2. Reclutador marca como "Contratado"
3. Automatizacion: Iniciar onboarding
   • Usar plantilla por defecto
   • Fecha: +7 dias
   • Enviar email de bienvenida
4. Candidato completa checklist
5. Por cada item completado:
   • Evento: ONBOARDING_ITEM_COMPLETED
   • Automatizacion: Notificar reclutador
6. Todos los items completados
7. Evento: ONBOARDING_ALL_COMPLETED
8. Automatizaciones:
   • Email final al candidato
   • Crear tarea "Preparar escritorio"
   • Notificar a TI para accesos
   • Agregar a grupo de WhatsApp/Slack

Flujo de Documentos Criticos

1. Item de documentos completado
2. Evento: ONBOARDING_ITEM_COMPLETED (itemType: document_request)
3. Automatizacion condicional:
   • Si tipo documento = "id_card" - Notificar a verificacion
   • Si tipo documento = "bank" - Notificar a nominas
   • Otros - Solo registrar

Flujo de Firma de Contrato

1. Candidato firma contrato
2. Evento: ONBOARDING_ITEM_COMPLETED (itemType: signature_request)
3. Automatizacion:
   • Enviar copia firmada al candidato
   • Notificar a legal
   • Archivar en repositorio
   • Actualizar estado en sistema

Inicializacion Automatica

Desde Plantilla de Pasos

En configuracion de etapa "Contratado":

Automatizacion de Onboarding

• Iniciar onboarding automaticamente: Activado
• Plantilla de onboarding: Seleccionar del dropdown
• Fecha de inicio (dias desde hoy): 7
• Email de bienvenida: Seleccionar plantilla

Via Trigger de Proceso

Trigger: Candidato llega a etapa final

Condicion: Etapa es "Contratado"

Accion: Inicializar onboarding

• templateId: Segun vacante o default
• startDate: Fecha actual + 7 dias
• sendWelcomeEmail: true
• notifyHR: true

Emails Automaticos

Email de Bienvenida

Variables disponibles:

Ejemplo de Template

Asunto: ¡Bienvenido a {{companyName}}!

Hola {{candidateName}},

¡Felicidades! Nos emociona confirmar tu contratacion para la posicion de {{positionTitle}}.

Tu primer dia sera el {{startDate}}.

Para prepararte, completa tu proceso de onboarding antes de iniciar:

{{onboardingUrl}}

Tienes {{itemsCount}} tareas para completar:

• Subir documentos requeridos
• Firmar contratos
• Completar checklist de preparacion

Si tienes alguna duda, contactanos.

¡Bienvenido al equipo!

Recordatorio Automatico

Trigger: 3 dias antes de fecha de inicio

Condicion: Progreso < 100%

Accion: Enviar recordatorio

• Lista de items pendientes
• Dias restantes
• Link a Mi Onboarding

Webhooks y Eventos

Formato del Evento

ONBOARDING_ITEM_COMPLETED:

{
  type: "ONBOARDING_ITEM_COMPLETED",
  timestamp: "2024-01-16T10:30:00Z",
  data: {
    applicationId: 456,
    itemId: 123,
    itemType: "document_request",
    itemTitle: "Documentos de Identidad",
    postulantId: 789,
    postulantName: "Juan Perez",
    ownerId: 1,
    completedAt: "2024-01-16T10:30:00Z",
    progress: 60
  }
}

ONBOARDING_ALL_COMPLETED:

{
  type: "ONBOARDING_ALL_COMPLETED",
  timestamp: "2024-01-18T14:00:00Z",
  data: {
    applicationId: 456,
    postulantId: 789,
    postulantName: "Juan Perez",
    positionTitle: "Developer Senior",
    ownerId: 1,
    completedAt: "2024-01-18T14:00:00Z",
    startDate: "2024-01-22",
    itemsCompleted: 5,
    itemsTotal: 5
  }
}

Suscribirse a Eventos

Para recibir eventos:

• Configurar webhook en Automatizacion
• Usar EventBusService internamente
• Integrar con ActionHookExecutor
• O escuchar via WebSocket

Integracion con Otros Modulos

Solicitudes de Documentos

Sincronizacion automatica:

1. OnboardingChecklistItem (document_request)
2. DocumentRequest creado automaticamente
3. Candidato sube documentos
4. DocumentRequest.status = "completed"
5. OnboardingChecklistItem.status = "completed"
6. Evento: ONBOARDING_ITEM_COMPLETED

Solicitudes de Firma

Sincronizacion automatica:

1. OnboardingChecklistItem (signature_request)
2. SignatureRequest creado automaticamente
3. Candidato firma documento
4. SignatureRequest.status = "completed"
5. OnboardingChecklistItem.status = "completed"
6. Evento: ONBOARDING_ITEM_COMPLETED

Plantillas de Email

Integracion con EmailTemplate:

Al inicializar onboarding:

• welcomeEmailTemplateId - Email al candidato
• hrNotificationTemplateId - Email a RH

Al completar onboarding:

• Trigger puede enviar email final

Variables de Handlebars soportadas:

• Datos del candidato
• Datos de la vacante
• Datos del onboarding
• Links y fechas

Casos de Uso Avanzados

Onboarding Condicional

Logica:

• Si posicion es "remoto" - Incluir item "Configurar VPN"
• Si posicion requiere equipo - Incluir item "Asignar laptop"
• Si es gerente - Incluir item "Capacitacion liderazgo"
• Base + condicionales

Notificaciones Escalonadas

Configurar:

• Al iniciar: Email de bienvenida
• Cada item: Notificacion interna
• 3 dias antes: Recordatorio
• 1 dia antes: Recordatorio urgente
• Al completar: Email de confirmacion
• Primer dia: Email de primer dia

Integracion con Sistemas Externos

Webhooks a:

• Sistema de nominas (datos bancarios listos)
• Active Directory (crear cuenta)
• Slack/Teams (agregar a canales)
• Sistema de tickets (crear solicitudes)
• ERP (registrar empleado)

Mejores Practicas

Configurar Automatizaciones

Recomendaciones:

• Probar con candidato de prueba primero
• Usar templates de email probados
• Configurar fallbacks para errores
• Monitorear ejecucion de automatizaciones
• Documentar flujos configurados

Evitar Problemas

Cuidado con:

• Loops infinitos (item completa - accion - item)
• Notificaciones duplicadas
• Emails spam al candidato
• Acciones sin condiciones adecuadas
• Webhooks a URLs invalidas

Monitoreo

Verificar regularmente:

• Eventos emitidos correctamente
• Automatizaciones ejecutadas
• Emails enviados y entregados
• Errores en logs
• Onboardings atascados

Proximos Pasos

• Crear Plantillas - Disenar plantillas
• Seguimiento y Progreso - Monitorear onboardings
• Vista del Candidato - Experiencia del postulante