Uso en Automatizacion
Las plantillas de email se integran con el modulo de automatizacion para enviar correos automaticamente cuando ocurren eventos especificos.
Concepto
Flujo Automatico
- Evento (Trigger)
- Condicion (opcional)
- Accion: Enviar Email
- Plantilla seleccionada
- Variables reemplazadas
- Email enviado al candidato
Configurar Email en Automatizacion
Paso 1: Crear Automatizacion
Menu → Automatizacion → Nueva Automatizacion
Paso 2: Definir Trigger
Selecciona el evento que dispara el envio:
Triggers disponibles:
- Candidato aplica a vacante
- Candidato cambia de etapa
- Candidato avanza a etapa final
- Se asigna test a candidato
- Candidato completa test
- Se programa entrevista
- Otros eventos del sistema
Paso 3: Agregar Accion de Email
| Acciones | [+ Accion] |
|---|---|
| Tipo de accion: | [Enviar Email v] |
Paso 4: Seleccionar Plantilla
| Configurar Email | |
|---|---|
| Plantilla:* | [Confirmacion de Aplicacion v] |
| Vista previa: | |
| Hola {{userName}}, | |
| Gracias por aplicar a... |
Paso 5: Configurar Destinatario
Destinatario:
- Candidato del evento
- CC a reclutador
- BCC a archivo
Email adicional (opcional): [rh@empresa.com]
Ejemplos de Automatizaciones
Confirmacion de Aplicacion
- Trigger: Candidato aplica a vacante
- Condicion: Ninguna (aplica a todos)
- Accion: Enviar email
- Plantilla: "Confirmacion de Aplicacion"
Resultado: Cada vez que un candidato aplica, recibe automaticamente un email de confirmacion.
Avance de Etapa
- Trigger: Candidato cambia de etapa
- Condicion: Nueva etapa = "Entrevista"
- Accion: Enviar email
- Plantilla: "Preparacion para Entrevista"
Resultado: Cuando un candidato avanza a "Entrevista", recibe tips de preparacion automaticamente.
Recordatorio de Test
- Trigger: Test asignado hace 3 dias
- Condicion: Test no completado
- Accion: Enviar email
- Plantilla: "Recordatorio de Test"
Resultado: Si el candidato no completa el test en 3 dias, recibe un recordatorio.
Rechazo Automatico
- Trigger: Candidato movido a etapa final
- Condicion: Etapa = "Rechazado"
- Accion: Enviar email
- Plantilla: "Notificacion de Rechazo"
Resultado: Cuando se rechaza un candidato, recibe notificacion automaticamente.
Variables en Automatizacion
Variables Automaticas
El sistema inyecta automaticamente las variables segun el contexto:
Trigger: Candidato aplica a vacante
Variables disponibles:
{{userName}}→ Del candidato{{userEmail}}→ Del candidato{{positionTitle}}→ De la vacante{{companyName}}→ De la empresa{{applicationDate}}→ Fecha de aplicacion
Variables de Proceso
Trigger: Candidato cambia de etapa
Variables adicionales:
{{processName}}→ Nombre del proceso{{stepName}}→ Nueva etapa{{previousStep}}→ Etapa anterior{{taskId}}→ ID de la tarea
Variables de Evento
Trigger: Se programa entrevista
Variables adicionales:
{{eventTitle}}→ Titulo{{eventDate}}→ Fecha{{eventTime}}→ Hora{{meetingLink}}→ Link de video{{eventLocation}}→ Ubicacion
Condiciones
Filtrar Cuando Ejecutar
| Condiciones | |
|---|---|
| Ejecutar solo si: | |
| [Vacante] [contiene] [Senior] | |
| [Y] | |
| [Etapa] [es igual a] [Entrevista] |
Ejemplos de Condiciones
Enviar solo si:
- Vacante es de cierto departamento
- Candidato tiene cierto tag
- Etapa es la esperada
- Score del test es mayor a X
- Tipo de evento es entrevista
Plantillas Recomendadas para Automatizacion
Caracteristicas Ideales
Buena plantilla para automatizacion:
- Variables genericas (userName, companyName)
- Contenido aplicable a muchos casos
- Sin detalles que requieran edicion manual
- Tono profesional y neutro
- Categoria: "automation"
Ejemplos
| Trigger | Plantilla Sugerida |
|---|---|
| Nueva aplicacion | Confirmacion generica |
| Avance de etapa | Notificacion de progreso |
| Test asignado | Instrucciones de test |
| Entrevista creada | Confirmacion con detalles |
| Candidato rechazado | Rechazo respetuoso |
Probar Automatizaciones
Antes de Activar
- Crear la automatizacion
- Configurar con plantilla
- Usar "Probar" o "Vista Previa"
- Verificar email resultante
- Activar solo si todo esta correcto
Email de Prueba
Click en "Enviar Prueba"
Destinatario: tu-email@empresa.com
Verifica:
- Variables se reemplazan
- Formato se ve bien
- Links funcionan
- No hay errores
Logs y Seguimiento
Ver Emails Enviados
Automatizacion → Historial
| Emails enviados por automatizacion | ||
|---|---|---|
| 15/01 10:30 | Confirmacion → juan@... | |
| 15/01 10:45 | Entrevista → maria@... | |
| 15/01 11:00 | Test → carlos@... |
Errores Comunes
| Error | Causa | Solucion |
|---|---|---|
| "Variable no encontrada" | Dato no existe | Verificar trigger y variables |
| "Email no enviado" | Destinatario invalido | Verificar email del candidato |
| "Plantilla no existe" | Plantilla eliminada | Seleccionar otra plantilla |
Mejores Practicas
Planificacion
Antes de crear automatizacion:
- Definir claramente el objetivo
- Mapear todos los escenarios
- Crear plantilla especifica
- Probar con datos reales
- Documentar para el equipo
Evitar Spam
Cuidado con:
- Multiples emails al mismo candidato
- Automatizaciones duplicadas
- Loops infinitos
- Emails innecesarios
Recomendaciones:
- Revisar automatizaciones existentes
- Usar condiciones para filtrar
- Limitar frecuencia si es necesario
Mantenimiento
Periodicamente:
- Revisar logs de envio
- Verificar tasas de apertura
- Actualizar plantillas obsoletas
- Desactivar automatizaciones sin uso
- Unificar plantillas similares
Integracion con Procesos
Transiciones de Etapa
Proceso: Seleccion de Desarrolladores
- Etapa 1: Aplicacion Recibida → (automatico: email confirmacion)
- Etapa 2: Revision CV
- Etapa 3: Entrevista → (automatico: email con detalles)
- Etapa 4: Test Tecnico → (automatico: email con instrucciones)
- Etapa 5: Oferta / Rechazo → (automatico: email correspondiente)
Acciones Post-Transicion
Al mover candidato a "Entrevista":
- Sistema detecta cambio de etapa
- Busca automatizacion para ese trigger
- Verifica condiciones
- Ejecuta accion de email
- Registra en historial
Proximos Pasos
- Crear Plantillas - Diseñar plantillas para automatizacion
- Variables Disponibles - Variables segun contexto
- Automatizacion - Modulo de automatizacion