Ejemplos Practicos
Workflows completos listos para implementar en tu proceso de reclutamiento.
Pre-Screening Automatico
Descripcion
Automatiza la evaluacion inicial de candidatos al recibir aplicaciones.
Resultado:
- Candidatos calificados: Agendar entrevista
- Candidatos con potencial: Revision manual
- Candidatos no calificados: Rechazo amable
Flujo Completo
Trigger: APPLICATION_CREATED
- Analizar CV (ANALYZE_CV)
- Calcular Match (CALCULATE_MATCH)
- Condicion (score >= 80?)
- SI: Agendar entrevista
- NO: Verificar si score >= 60
- SI: Revision manual
- NO: Rechazar amablemente
Configuracion JSON
{
"name": "Pre-Screening Automatico",
"type": "workflow",
"trigger": {
"type": "EVENT",
"eventType": "APPLICATION_CREATED"
},
"actions": [
{
"actionType": "ANALYZE_CV",
"order": 1,
"configuration": {
"documentUrl": "{{application.cvUrl}}",
"extractFields": ["skills", "experience", "education"]
}
},
{
"actionType": "CALCULATE_MATCH_SCORE",
"order": 2,
"configuration": {
"candidateId": "{{postulant.id}}",
"jobPositionId": "{{job.id}}"
}
},
{
"actionType": "CONDITION",
"order": 3,
"configuration": {
"condition": "{{matchScore}} >= 80",
"thenActions": [
{
"actionType": "ADD_TO_PROCESS",
"configuration": { "processId": "{{job.processId}}" }
},
{
"actionType": "MOVE_TO_STEP",
"configuration": { "stepName": "Entrevista" }
},
{
"actionType": "SCHEDULE_INTERVIEW",
"configuration": { "type": "initial", "mode": "next_available" }
},
{
"actionType": "SEND_EMAIL",
"configuration": { "template": "interview_invitation" }
}
],
"elseIfConditions": [
{
"condition": "{{matchScore}} >= 60",
"actions": [
{
"actionType": "ADD_TO_PROCESS",
"configuration": { "processId": "{{job.processId}}" }
},
{
"actionType": "CREATE_TASK",
"configuration": {
"title": "Revisar aplicacion: {{postulant.name}}",
"assignTo": "{{job.hiringManager}}"
}
},
{
"actionType": "SEND_EMAIL",
"configuration": { "template": "application_under_review" }
}
]
}
],
"elseActions": [
{
"actionType": "SEND_EMAIL",
"configuration": {
"template": "rejection_experience",
"delay": "1 day"
}
},
{
"actionType": "ADD_TAG",
"configuration": { "tags": ["rejected-auto", "low-match"] }
}
]
}
}
]
}
Recordatorios de Documentos
Descripcion
Envia recordatorios escalonados para documentos pendientes.
Secuencia:
- 3 dias antes: Recordatorio amigable
- 1 dia antes: Recordatorio urgente
- Dia de vencimiento: Ultimo aviso
- Despues de vencer: Notificar a RH
Configuracion
{
"name": "Recordatorios de Documentos",
"type": "workflow",
"trigger": {
"type": "SCHEDULED",
"configuration": {
"time": "09:00",
"days": ["mon", "tue", "wed", "thu", "fri"],
"timezone": "America/Mexico_City"
}
},
"actions": [
{
"actionType": "LOOP",
"order": 1,
"configuration": {
"query": {
"entity": "document_request",
"filters": {
"status": "pending",
"dueDate": { "lte": "{{now + 3 days}}" }
}
},
"itemVariable": "docRequest",
"actions": [
{
"actionType": "CONDITION",
"configuration": {
"conditions": [
{
"if": "{{docRequest.dueDate}} == {{today + 3 days}}",
"actions": [{
"actionType": "SEND_EMAIL",
"configuration": {
"to": "{{docRequest.postulant.email}}",
"template": "document_reminder_friendly"
}
}]
},
{
"if": "{{docRequest.dueDate}} == {{tomorrow}}",
"actions": [
{
"actionType": "SEND_EMAIL",
"configuration": { "template": "document_reminder_urgent" }
},
{
"actionType": "SEND_SMS",
"configuration": { "message": "Recuerda: tu documento vence mañana" }
}
]
},
{
"if": "{{docRequest.dueDate}} == {{today}}",
"actions": [
{
"actionType": "SEND_WHATSAPP",
"configuration": { "template": "document_last_chance" }
}
]
},
{
"if": "{{docRequest.dueDate}} < {{today}}",
"actions": [
{
"actionType": "CREATE_TASK",
"configuration": {
"title": "Documento vencido: {{docRequest.type}}",
"assignTo": "{{docRequest.requestedBy}}",
"priority": "high"
}
}
]
}
]
}
}
]
}
}
]
}
Onboarding Automatizado
Descripcion
Automatiza el proceso de onboarding cuando un candidato es contratado.
Incluye:
- Crear checklist de onboarding
- Solicitar documentos
- Crear solicitud de firma de contrato
- Notificar a areas involucradas
- Programar capacitaciones
Flujo
Trigger: TASK_MOVED (to: "Contratado")
- Crear Onboarding
- En paralelo:
- Solicitar documentos
- Solicitar firma de contrato
- Notificar equipos
- Programar capacitacion
Configuracion
{
"name": "Onboarding Automatizado",
"type": "workflow",
"trigger": {
"type": "EVENT",
"eventType": "TASK_MOVED",
"configuration": {
"toStep": "Contratado"
}
},
"actions": [
{
"actionType": "CREATE_ONBOARDING",
"order": 1,
"configuration": {
"templateId": "{{job.onboardingTemplateId}}",
"postulantId": "{{postulant.id}}",
"dueDate": "{{now + 14 days}}"
}
},
{
"actionType": "PARALLEL",
"order": 2,
"configuration": {
"branches": [
{
"name": "documents",
"actions": [
{
"actionType": "REQUEST_MULTIPLE_DOCUMENTS",
"configuration": {
"documents": [
{ "type": "ine", "required": true },
{ "type": "curp", "required": true },
{ "type": "comprobante_domicilio", "required": true },
{ "type": "rfc", "required": true }
],
"dueDate": "{{now + 7 days}}"
}
}
]
},
{
"name": "contract",
"actions": [
{
"actionType": "REQUEST_SIGNATURE",
"configuration": {
"documentId": "{{job.contractTemplateId}}",
"title": "Contrato de Trabajo",
"expiresInDays": 7
}
}
]
},
{
"name": "notifications",
"actions": [
{
"actionType": "SEND_SLACK_MESSAGE",
"configuration": {
"channel": "#nuevos-ingresos",
"message": "Nuevo ingreso: {{postulant.name}} como {{job.title}}"
}
},
{
"actionType": "SEND_EMAIL",
"configuration": {
"to": "ti@empresa.com",
"template": "new_hire_it_setup"
}
}
]
}
]
}
},
{
"actionType": "CREATE_EVENT",
"order": 3,
"configuration": {
"title": "Capacitacion inicial: {{postulant.name}}",
"startTime": "{{offer.startDate}} + 1 day at 09:00",
"duration": 240,
"attendees": ["{{postulant.email}}", "rh@empresa.com"]
}
},
{
"actionType": "SEND_EMAIL",
"order": 4,
"configuration": {
"to": "{{postulant.email}}",
"template": "welcome_onboarding",
"variables": {
"startDate": "{{offer.startDate}}",
"managerName": "{{job.hiringManager.name}}"
}
}
}
]
}
Bot de Screening
Descripcion
Reclutador Virtual que realiza pre-screening via WhatsApp.
Flujo:
- Saluda al candidato
- Hace preguntas de screening
- Evalua respuestas
- Si califica: Agenda entrevista
- Si no califica: Agradece y cierra
Configuracion
{
"name": "Bot Screening WhatsApp",
"type": "recruiter_bot",
"trigger": {
"type": "EVENT",
"eventType": "WHATSAPP_MESSAGE_RECEIVED",
"configuration": {
"isFirstMessage": true
}
},
"configuration": {
"template": "screening",
"personality": {
"name": "Ana",
"tone": "professional_friendly"
},
"greeting": "¡Hola {{postulant.firstName}}! Soy Ana, asistente de reclutamiento de {{company.name}}. Vi que te interesa nuestra vacante de {{job.title}}. ¿Te gustaria que te haga algunas preguntas para conocerte mejor?",
"questions": [
{
"id": "experience",
"question": "¿Cuantos años de experiencia tienes en {{job.mainSkill}}?",
"type": "number",
"required": true
},
{
"id": "skills",
"question": "¿Con cuales de estas tecnologias has trabajado?\n1. {{job.skill1}}\n2. {{job.skill2}}\n3. {{job.skill3}}",
"type": "multiple_choice"
},
{
"id": "availability",
"question": "¿Cual es tu disponibilidad para comenzar?",
"type": "single_choice",
"options": ["Inmediata", "2 semanas", "1 mes", "Mas de 1 mes"]
},
{
"id": "salary",
"question": "¿Cual es tu expectativa salarial mensual?",
"type": "currency"
}
],
"scoring": {
"experience": { "weight": 30, "minValue": 2 },
"skills": { "weight": 40, "minMatches": 2 },
"availability": { "weight": 15 },
"salary": { "weight": 15, "maxValue": "{{job.salaryMax * 1.1}}" }
},
"thresholds": {
"qualified": 70,
"review": 50
},
"onQualified": {
"message": "¡Excelente! Tu perfil es muy interesante. Me gustaria agendar una entrevista contigo. ¿Que dia te funciona mejor esta semana?",
"actions": [
{ "type": "COLLECT_AVAILABILITY" },
{ "type": "ADD_TAG", "tag": "pre-screened" }
]
},
"onNotQualified": {
"message": "Gracias por tu interes en {{company.name}}. En este momento buscamos un perfil con mas experiencia en {{job.mainSkill}}, pero conservaremos tu informacion para futuras oportunidades. ¡Te deseamos mucho exito!",
"actions": [
{ "type": "ADD_TAG", "tag": "future-opportunity" }
]
},
"escalation": {
"keywords": ["hablar con alguien", "persona real"],
"message": "Entiendo, te comunico con uno de nuestros reclutadores.",
"notifyTo": "{{job.hiringManager}}"
}
}
}
Seguimiento de Candidatos Inactivos
Descripcion
Detecta y reactiva candidatos sin actividad.
Triggers:
- 7 dias sin actividad: Mensaje de seguimiento
- 14 dias sin actividad: Segundo intento
- 30 dias sin actividad: Archivar
Configuracion
{
"name": "Seguimiento Inactividad",
"type": "workflow",
"trigger": {
"type": "SCHEDULED",
"configuration": {
"time": "10:00",
"days": ["mon", "wed", "fri"]
}
},
"actions": [
{
"actionType": "LOOP",
"configuration": {
"query": {
"entity": "process_task",
"filters": {
"status": "active",
"lastActivityDays": { "gte": 7 }
}
},
"itemVariable": "task",
"actions": [
{
"actionType": "SWITCH",
"configuration": {
"value": "{{task.inactiveDays}}",
"cases": {
"7-13": {
"actions": [
{
"actionType": "SEND_WHATSAPP",
"configuration": {
"to": "{{task.user.phone}}",
"message": "Hola {{task.user.firstName}}, ¿como vas con tu proceso para {{task.process.job.title}}? ¿Hay algo en lo que pueda ayudarte?"
}
}
]
},
"14-29": {
"actions": [
{
"actionType": "SEND_EMAIL",
"configuration": {
"template": "inactivity_second_followup"
}
},
{
"actionType": "CREATE_TASK",
"configuration": {
"title": "Candidato inactivo 14+ dias",
"assignTo": "{{task.process.owner}}"
}
}
]
},
"30+": {
"actions": [
{
"actionType": "SEND_EMAIL",
"configuration": {
"template": "inactivity_archive_notice"
}
},
{
"actionType": "UPDATE_PROFILE",
"configuration": {
"status": "archived",
"reason": "Inactividad 30+ dias"
}
},
{
"actionType": "REMOVE_FROM_PROCESS"
}
]
}
}
}
}
]
}
}
]
}
Reporte Semanal Automatico
Descripcion
Genera y envia reporte semanal de metricas de reclutamiento.
Configuracion
{
"name": "Reporte Semanal",
"type": "workflow",
"trigger": {
"type": "SCHEDULED",
"configuration": {
"time": "17:00",
"days": ["fri"]
}
},
"actions": [
{
"actionType": "AGGREGATE_METRICS",
"order": 1,
"configuration": {
"period": "this_week",
"metrics": [
"new_applications",
"interviews_scheduled",
"offers_sent",
"hires",
"avg_time_to_hire",
"source_breakdown"
],
"outputVariable": "weeklyMetrics"
}
},
{
"actionType": "GENERATE_AI_RESPONSE",
"order": 2,
"configuration": {
"prompt": "Genera un resumen ejecutivo de las metricas de reclutamiento de esta semana: {{weeklyMetrics | json}}",
"outputVariable": "summary"
}
},
{
"actionType": "SEND_EMAIL",
"order": 3,
"configuration": {
"to": ["rh@empresa.com", "gerencia@empresa.com"],
"subject": "Reporte Semanal de Reclutamiento - Semana {{now | format:'W'}}",
"template": "weekly_report",
"variables": {
"metrics": "{{weeklyMetrics}}",
"summary": "{{summary}}"
}
}
},
{
"actionType": "SEND_SLACK_MESSAGE",
"order": 4,
"configuration": {
"channel": "#reclutamiento",
"message": "*Reporte Semanal*\n\n{{summary}}\n\nVer detalles: {{reportUrl}}"
}
}
]
}
Bot FAQ de Vacantes
Descripcion
Bot que responde preguntas frecuentes sobre vacantes usando RAG.
Configuracion
{
"name": "Bot FAQ Vacantes",
"type": "recruiter_bot",
"trigger": {
"type": "EVENT",
"eventType": "MESSAGE_RECEIVED"
},
"configuration": {
"template": "faq",
"rag": {
"enabled": true,
"sources": [
{ "type": "job_positions", "filter": { "status": "published" } },
{ "type": "help_articles", "category": "faq-candidatos" },
{ "type": "company_info" }
],
"topK": 5,
"minScore": 0.7
},
"personality": {
"name": "Asistente de Reclutamiento",
"tone": "helpful"
},
"greeting": "¡Hola! Soy el asistente de {{company.name}}. Puedo ayudarte con informacion sobre nuestras vacantes. ¿Que te gustaria saber?",
"fallback": {
"noResults": "No tengo informacion sobre eso. ¿Hay algo mas en lo que pueda ayudarte?",
"uncertain": "No estoy seguro de la respuesta. Deja que te comunique con alguien del equipo."
},
"proactiveQuestions": [
"¿Te gustaria aplicar a alguna de nuestras vacantes?",
"¿Tienes alguna otra pregunta?"
],
"onApplyIntent": {
"message": "¡Excelente! Te comparto el link para aplicar: {{job.applyUrl}}",
"actions": [
{ "type": "ADD_TAG", "tag": "interested" }
]
}
}
}
Checklist de Implementacion
Para implementar cualquier ejemplo:
-
Revisar requisitos previos
- Integraciones necesarias
- Templates de email
- Permisos de usuario
-
Crear workflow
- Copiar configuracion
- Ajustar variables
- Personalizar mensajes
-
Probar en sandbox
- Ejecutar con datos de prueba
- Verificar cada accion
- Revisar logs
-
Activar en produccion
- Habilitar workflow
- Monitorear ejecuciones
- Ajustar segun feedback
Proximos Pasos
- Flow Builder - Implementar visualmente
- Ejecucion y Monitoreo - Monitorear
- Introduccion - Conceptos basicos