Automatizar Pasos del Proceso
Configura acciones que se ejecutan automaticamente cuando un candidato cambia de etapa.
Objetivo
Al terminar esta guia sabras:
- Como crear automatizaciones en el kanban
- Tipos de triggers disponibles
- Acciones que puedes automatizar
- Ejemplos practicos para cada etapa
- Como probar y depurar automatizaciones
Modulos Involucrados
- Automatizacion - configuracion
- Procesos - tablero kanban
- Comunicacion - emails
- Evaluaciones - pruebas
- Eventos - agendar
Concepto Basico
Una automatizacion tiene 3 partes:
- TRIGGER (Cuando) - El evento que dispara la automatizacion
- CONDICION (Si cumple) - Filtros opcionales
- ACCION (Entonces) - Lo que se ejecuta
Ejemplo:
- CUANDO: Candidato llega a "Entrevista"
- SI: Tiene evaluacion >= 3
- ENTONCES: Enviar email de coordinacion
Acceder a Automatizaciones
Ve a Menu: Configuracion → Automatizacion
O desde proceso: Proceso → Configuracion → Automatizaciones
Crear Automatizacion
Paso 1: Definir Trigger
Define cuando se ejecuta la automatizacion:
- Nombre - Descripcion clara (ej: "Notificar entrevista tecnica")
- Trigger - Selecciona el evento disparador
- Proceso - En que proceso aplica
- Etapa - En que etapa (si aplica)
Triggers disponibles:
- Candidato entra a etapa
- Candidato sale de etapa
- Candidato aplicado
- Documento recibido
- Evaluacion completada
- Tiempo en etapa excedido
- Evento completado
Paso 2: Agregar Condiciones (Opcional)
Ejecutar SOLO si se cumplen ciertas condiciones:
Condiciones disponibles:
- Evaluacion (score, resultado)
- Campo del perfil (experiencia, ubicacion)
- Tags del candidato
- Vacante especifica
- Fuente de aplicacion
- Dias en proceso
Puedes combinar multiples condiciones con Y / O.
Paso 3: Definir Acciones
Selecciona que acciones ejecutar:
Acciones disponibles:
- Enviar email (plantilla personalizada)
- Notificar usuario interno
- Agregar/quitar tag
- Asignar a usuario
- Mover a otra etapa
- Asignar evaluacion
- Solicitar documentos
- Crear evento
- Webhook externo
- Ejecutar agente IA
Puedes agregar multiples acciones que se ejecutan en secuencia.
Ejemplos por Etapa
Recibido → Screening
Automatizacion: Auto-screening
| Elemento | Valor |
|---|---|
| Trigger | Candidato llega a "Recibido" |
| Condicion | Ninguna (todos) |
| Acciones | Asignar evaluacion de screening, Enviar email de confirmacion, Notificar a recruiter |
Resultado: Cada aplicacion recibe una prueba inicial automaticamente.
Screening → Entrevista
Automatizacion: Coordinar entrevista
| Elemento | Valor |
|---|---|
| Trigger | Candidato llega a "Entrevista" |
| Condicion | Score screening >= 3 |
| Acciones | Enviar email con link de agenda, Agregar tag "por-agendar", Notificar a entrevistador |
Resultado: Candidatos calificados reciben instrucciones para agendar entrevista.
Entrevista → Prueba Tecnica
Automatizacion: Asignar prueba
| Elemento | Valor |
|---|---|
| Trigger | Candidato llega a "Prueba Tecnica" |
| Condicion | Ninguna |
| Acciones | Asignar prueba tecnica (segun vacante), Enviar instrucciones por email |
Resultado: La prueba se asigna automaticamente sin intervencion manual.
Oferta → Contratacion
Automatizacion: Preparar documentos
| Elemento | Valor |
|---|---|
| Trigger | Candidato acepta oferta |
| Condicion | Ninguna |
| Acciones | Solicitar documentos de contratacion, Notificar a RH, Agregar tag "documentos-pendientes" |
Resultado: El proceso de documentacion inicia automaticamente.
Tiempo Excedido
Automatizacion: Recordatorio de inactividad
| Elemento | Valor |
|---|---|
| Trigger | Candidato lleva 5 dias en etapa |
| Condicion | Etapa = "Entrevista" |
| Acciones | Notificar al reclutador, Agregar tag "requiere-atencion" |
Resultado: Candidatos no se quedan estancados sin atencion.
Automatizacion de Rechazo
Rechazo manual:
| Elemento | Valor |
|---|---|
| Trigger | Candidato llega a "Rechazado" |
| Acciones | Enviar email de rechazo personalizado, Agregar a pool de talento |
Rechazo automatico por score:
| Elemento | Valor |
|---|---|
| Trigger | Evaluacion completada |
| Condicion | Score < 2 |
| Acciones | Mover a "Rechazado", Enviar email de gracias |
Cadenas de Automatizacion
Las automatizaciones pueden encadenarse. Cada accion puede triggear la siguiente:
- Al aplicar → Enviar confirmacion
- Confirmacion enviada → Asignar screening
- Screening completado → Evaluar score
- Si score >= 3 → Mover a Entrevista
- Si score < 3 → Mover a Rechazado
Probar Automatizaciones
Antes de activar en produccion:
- Modo prueba - Toggle al crear, ejecuta sin enviar emails reales
- Vista previa - Click [Simular] con candidato de prueba
- Logs - Menu → Automatizacion → Historial para ver ejecuciones
Depurar Problemas
Si una automatizacion no funciona, verificar:
- ¿El trigger es correcto?
- ¿Las condiciones se cumplen?
- ¿La automatizacion esta activa?
- ¿El usuario tiene permisos?
- ¿Los datos requeridos existen?
En los logs:
- Ver historial de ejecuciones
- Revisar errores especificos
- Verificar datos del candidato
- Probar con otro candidato
Mejores Practicas
Diseño:
- Nombra las automatizaciones claramente
- Documenta que hace cada una
- Evita automatizaciones circulares
- Prueba antes de activar
- Revisa periodicamente
Emails:
- Usa plantillas aprobadas
- Personaliza con datos del candidato
- No envies demasiados emails
- Incluye opcion de contacto
- Revisa el tono y ortografia
Eficiencia:
- Automatiza tareas repetitivas
- Manten al humano en decisiones clave
- Usa condiciones para filtrar
- Agrupa acciones relacionadas
- Mide el impacto
Guias Relacionadas
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- Agente de Seguimiento - IA autonoma