Crear Solicitud de Documentos
Puedes solicitar documentos a candidatos usando plantillas predefinidas o seleccionando documentos manualmente. El candidato recibira una notificacion y podra subir los archivos.
Acceder al modulo
Menu lateral > Solicitud de Documentos
URL: /app/document-requests
Permiso requerido: document-requests.manage
Formas de crear solicitud
1. Desde el modulo de Solicitudes
/app/document-requests > [+ Nueva Solicitud]
2. Desde una postulacion
Postulaciones > Candidato > Menu (...) > Solicitar Documentos
3. Desde el perfil del candidato
Perfil > Acciones > Solicitar Documentos
4. Automaticamente via Onboarding
Al iniciar onboarding con elementos tipo document_request, se crean solicitudes automaticamente.
Modal de creacion
Estructura del formulario
Seccion: Seleccionar Candidato(s)
| Campo | Descripcion |
|---|---|
| Vacante | Desarrollador Frontend |
| Candidatos | Buscar candidatos... |
Seccion: Documentos a Solicitar
| Metodo | Descripcion |
|---|---|
| Usar plantilla | Seleccionar plantilla predefinida |
| Seleccionar documentos manualmente | Agregar documentos uno por uno |
Seccion: Configuracion
| Campo | Valor |
|---|---|
| Fecha limite | 20 Ene 2024 (en 7 dias) |
| Mensaje (opcional) | Favor de subir los documentos antes de la fecha limite... |
Paso 1: Seleccionar candidatos
Por vacante
- Selecciona una vacante del dropdown
- Se cargan los candidatos con postulacion activa
- Marca los candidatos a los que enviaras solicitud
Ejemplo:
- Juan Perez - Nuevo (seleccionado)
- Maria Garcia - En revision (seleccionado)
- Pedro Lopez - Rechazado (no seleccionado)
Busqueda directa
Si conoces al candidato:
Candidatos: "juan per" > Juan Perez (juan@email.com)
Solicitud multiple
Puedes seleccionar varios candidatos. Se creara una solicitud independiente para cada uno con los mismos documentos.
Paso 2: Documentos a solicitar
Opcion A: Usar plantilla
- Selecciona "Usar plantilla"
- Elige plantilla del dropdown
- Los documentos se cargan automaticamente
Plantilla: Ingreso General
Documentos incluidos:
- INE Frente *
- INE Reverso *
- CURP *
- RFC *
- Comprobante Domicilio *
- Estado de Cuenta *
- IMSS *
- Fotografia *
(* = Requerido)
Opcion B: Documentos manuales
- Selecciona "Seleccionar documentos manualmente"
- Haz clic en "+ Agregar documento"
- Configura cada documento
Documentos seleccionados:
- INE Frente (jpg, png) *
- INE Reverso (jpg, png) *
- Certificacion especial (pdf) *
Configuracion por documento
| Campo | Valor |
|---|---|
| Tipo | id_front o Personalizado... |
| Nombre | Identificacion Frente |
| Descripcion | Foto clara, sin reflejos |
| Formatos aceptados | PDF, JPG, PNG |
| Tamano maximo | 10 MB |
| Requerido | Si |
Paso 3: Configuracion
Fecha limite
Por defecto: 7 dias desde hoy.
Opciones rapidas: 3 dias, 7 dias, 14 dias, 30 dias, Personalizada
Recomendaciones:
- Minimo 3 dias para documentos simples
- 7-14 dias para documentos que requieren tramite
- Considerar fines de semana
Mensaje personalizado
Opcional. Se muestra al candidato junto con la solicitud.
"Hola, como parte del proceso de contratacion, te solicitamos los siguientes documentos. Si tienes dudas, contactame: Tel: 55 1234 5678 | Email: rh@empresa.com"
Consentimiento de privacidad
Por defecto incluye texto de consentimiento LFPDPPP. Puedes personalizarlo:
"Los datos personales recabados seran utilizados unicamente para fines del proceso de seleccion..."
Enviar solicitud
Validaciones
Antes de enviar, el sistema valida:
| Validacion | Mensaje de error |
|---|---|
| Al menos 1 candidato | "Selecciona al menos un candidato" |
| Al menos 1 documento | "Agrega al menos un documento" |
| Fecha limite futura | "La fecha debe ser posterior a hoy" |
| Candidato con email | "El candidato no tiene email" |
Proceso de envio
- Haz clic en "Enviar Solicitud"
- Se muestra loading
- Sistema crea la(s) solicitud(es)
- Envia notificacion(es) al candidato
- Muestra confirmacion
Solicitud enviada: Se envio solicitud de 8 documentos a:
- Juan Perez (juan@email.com)
- Maria Garcia (maria@email.com)
Los candidatos recibiran una notificacion por email.
Resultado
Para cada candidato se crea:
- DocumentRequest
- status: "pending"
- dueDate: 2024-01-20
- consentText: "..."
- items[]
- INE Frente (pending)
- INE Reverso (pending)
- CURP (pending)
- ...
Lo que recibe el candidato
Email de notificacion
Asunto: Solicitud de documentos - [Empresa]
Hola [Nombre],
[Empresa] te ha solicitado documentos para tu postulacion a [Vacante].
Documentos requeridos: 8 Fecha limite: 20 de Enero, 2024
[Ver Solicitud]
Mensaje del reclutador: "Hola, como parte del proceso..."
Notificacion en plataforma
Nueva solicitud de documentos: [Empresa] te solicita 8 documentos para Desarrollador Frontend. Fecha limite: 20 Ene 2024
Solicitud desde Onboarding
Cuando un elemento de onboarding es tipo document_request:
Automatico
OnboardingChecklistItem (type: "document_request", documentRequestTemplateId: 5) > [Onboarding Service] > DocumentRequest (creado automaticamente)
Manual
Si el elemento tiene items personalizados:
OnboardingChecklistItem (type: "document_request", customItems: [...]) > DocumentRequest con items inline
Casos especiales
Candidato sin email
Juan Perez no tiene email registrado: No podra recibir la notificacion. Deseas continuar?
Solicitud duplicada
Juan Perez ya tiene una solicitud pendiente: Solicitud #45 creada el 10 Ene 2024. Estado: En progreso (3/8 documentos). Deseas crear otra solicitud de todas formas?
Sin plantillas disponibles
No hay plantillas activas: Puedes crear documentos manualmente o crear una plantilla primero.
Mejores practicas
Antes de enviar
- Verificar email del candidato
- Fecha limite realista
- Documentos correctos
- Instrucciones claras en mensaje
Comunicacion previa
Considera avisar al candidato antes del email automatico:
"Juan, te estaremos enviando una solicitud de documentos por email. Tendras hasta el viernes para subirlos."
Documentos requeridos vs opcionales
- Requeridos: Marca solo los absolutamente necesarios
- Opcionales: Documentos que no todos tienen (cedula, cartas)
Agrupar por momento
En lugar de una solicitud grande, considera:
Fase 1 (Pre-contratacion):
- INE, CURP, CV
Fase 2 (Alta en nomina):
- RFC, IMSS, Estado cuenta, Comprobante domicilio
Problemas comunes
"No puedo crear solicitud"
Causas:
- Sin permiso
document-requests.manage - No hay candidatos con postulacion activa
Solucion: Verifica permisos y postulaciones.
"El candidato no recibio email"
Causas:
- Email incorrecto
- Filtro de spam
- Servidor de email con problemas
Solucion: Verifica email, pide revisar spam, reenvia.
"No aparece mi plantilla"
Causa: Plantilla marcada como inactiva.
Solucion: Activa la plantilla en configuracion.
Proximos pasos
- Seguimiento de Solicitudes - Ver estado de solicitudes
- Revisar Documentos - Aprobar/rechazar documentos