Automatizacion de Eventos
Configura la creacion automatica de eventos (entrevistas, reuniones) cuando un candidato entra a una etapa del proceso.
Concepto
- Candidato movido a etapa "Entrevista"
- Sistema lee configuracion:
- eventTemplateId: 5
- createEventOnEntry: true
- Crear evento desde plantilla
- Candidato agregado como asistente
- Notificaciones enviadas
Configurar en Plantilla
Seccion de Eventos
| Campo | Descripcion |
|---|---|
| Plantilla de evento | Selector (solo plantillas activas mostradas) |
| Crear evento al entrar a la etapa | Checkbox |
Seleccionar Plantilla
Al seleccionar plantilla de evento:
- Dropdown muestra solo plantillas activas
- Muestra nombre y duracion
- Puedes ver detalles antes de seleccionar
- Una sola plantilla por configuracion
Activar Creacion Automatica
createEventOnEntry
Cuando esta activo:
- Evento se crea automaticamente
- Usa configuracion de la plantilla
- Candidato agregado como asistente
- Reclutador es organizador
Sin Activar
Cuando NO esta activo:
- Plantilla guardada como referencia
- No se crea evento automaticamente
- Util para configuracion parcial
- Puede activarse despues
Evento Resultante
Campos del Evento
Evento creado automaticamente:
| Campo | Valor |
|---|---|
| Titulo | Desde plantilla (ej: "Entrevista Tecnica") |
| Descripcion | Desde plantilla |
| Tipo | Desde plantilla (ej: interview) |
| Duracion | Desde plantilla (ej: 60 minutos) |
Horario:
- Inicio: 1 hora desde el momento de mover
- Fin: Inicio + duracion de plantilla
- (Reclutador debe ajustar manualmente)
Video: Desde plantilla
- Google Meet (si configurado)
- Microsoft Teams (si configurado)
- Zoom (si configurado)
Recordatorio: Desde plantilla (ej: 30 minutos antes)
Asistentes
Asistentes agregados automaticamente:
- Candidato (el usuario de la tarea) - Status: Pendiente de confirmar
- Reclutador (quien mueve la tarea) - Status: Aceptado
Vinculacion
Evento vinculado a:
- ProcessTask (tarea del candidato)
- Visible en perfil del candidato
- Visible en historial de eventos
- DependencyRelation creada
Flujo Completo
Paso a Paso
-
Candidato esta en etapa "Screening"
-
Reclutador decide mover a "Entrevista Tecnica"
-
Click en mover tarea:
- Selecciona etapa destino
-
Sistema procesa movimiento:
- a) Mueve tarea a nueva etapa
- b) Lee configuracion de etapa:
- eventTemplateId: 3
- createEventOnEntry: true
- c) Crea evento desde plantilla:
- Titulo: "Entrevista Tecnica"
- Duracion: 60 min
- Video: Google Meet
- Inicio: +1 hora
-
Resultado:
- Tarea en nueva etapa
- Evento creado
- Candidato es asistente
- Notificaciones enviadas
Notificaciones
Al crear evento:
Al Reclutador:
"Evento auto-creado: Entrevista Tecnica" "Candidato: Juan Perez" "Fecha tentativa: [hora+1]" "Por favor ajusta el horario"
Al Candidato:
- Depende de configuracion de plantilla
- Puede enviarse email de invitacion
- O esperar a que reclutador confirme horario
Ajustar Horario
Despues de Crear
El evento se crea con hora tentativa:
- Inicio: 1 hora desde movimiento
- Esto es un placeholder
Reclutador debe:
- Ir al evento creado
- Ajustar fecha y hora real
- Confirmar disponibilidad
- Guardar cambios
- Invitacion enviada a candidato
Flujo Recomendado
Opcion A: Ajustar inmediatamente
- Mover candidato a etapa
- Abrir evento creado
- Ajustar horario
- Guardar
Opcion B: Ajustar despues
- Mover candidato a etapa
- Continuar con otras tareas
- Revisar eventos pendientes
- Ajustar horarios en lote
Integracion con Plantilla de Evento
Configuracion Heredada
Del EventTemplate se toma:
- Titulo del evento
- Descripcion
- Tipo (entrevista, reunion, etc.)
- Duracion
- Configuracion de video
- Recordatorios
- Acciones de resultado (Phase 6)
- Requisitos de feedback
Acciones de Resultado
Si la plantilla de evento tiene acciones:
Al completar evento:
- Mover a siguiente etapa
- Asignar tests
- Enviar email
Al no-show:
- Contar strike
- Enviar advertencia
Estas acciones se ejecutan automaticamente.
Sin Plantilla Configurada
Comportamiento
Si eventTemplateId es null o no existe:
- No se crea evento automatico
- No hay error
- Tarea se mueve normalmente
- Otras automatizaciones continuan
Cuando No Usar
No configurar evento automatico si:
- La etapa no requiere reunion
- Eventos se agendan manualmente
- Usas enlaces de auto-agendamiento
- Etapa es solo de revision interna
Ejemplo Completo
Plantilla: "Entrevista RH"
Plantilla de Paso:
- nombre: "Entrevista RH"
- eventTemplateId: 7
- createEventOnEntry: true
- emailTemplateId: 3 (tambien envia email)
Plantilla de Evento (ID 7):
- eventTitle: "Entrevista con Recursos Humanos"
- durationMinutes: 45
- videoConferenceProvider: "google-meet"
- reminderMinutes: 30
- outcomeActions: { onCompleted: { moveTaskToStep: 10 } }
Escenario
-
Candidata Maria pasa screening
-
Reclutador mueve a "Entrevista RH"
-
Sistema ejecuta:
- Mover tarea a etapa "Entrevista RH"
- Crear evento:
- Titulo: "Entrevista con Recursos Humanos"
- Asistente: Maria Garcia
- Duracion: 45 min
- Video: Google Meet
- Recordatorio: 30 min antes
- Enviar email: "Preparacion para Entrevista"
- Notificar al reclutador
-
Reclutador ajusta horario del evento
-
Maria recibe invitacion final
-
Entrevista ocurre
-
Reclutador marca evento completado
-
Accion de resultado:
- Maria movida a etapa 10 automaticamente
Mejores Practicas
Seleccion de Plantilla
Recomendaciones:
- Plantilla especifica para cada etapa
- Duracion apropiada para el tipo de reunion
- Video configurado segun preferencia
- Acciones de resultado configuradas
- Probar flujo completo antes de usar
Horarios
Consideraciones:
- El horario inicial es placeholder
- Siempre ajustar antes de confirmar
- Verificar disponibilidad de ambos
- Considerar zonas horarias
- Dar tiempo suficiente de aviso
Combinacion con Email
Flujo optimo:
- Evento creado automaticamente
- Email enviado automaticamente
- Candidato informado de proximos pasos
- Reclutador ajusta horario
- Confirmacion final enviada
Problemas Comunes
"Evento no se creo"
Causas:
- createEventOnEntry no activado
- Plantilla de evento no existe
- Plantilla de evento inactiva
- Error de permisos
Solucion:
- Verificar configuracion de plantilla de paso
- Verificar que plantilla de evento existe
- Verificar que plantilla esta activa
"Video no funciona"
Causa: Servicio no conectado
Solucion:
- Conectar Google Calendar para Meet
- Conectar Microsoft para Teams
- Conectar Zoom para Zoom
- En Perfil → Integraciones
Proximos Pasos
- Notificaciones por Email - Combinar con emails
- SLA y Aprobaciones - Tiempos limite
- Aplicar Plantillas - Usar en procesos