Items de Firmas Digitales

Los items de tipo signature_request permiten solicitar firmas electronicas en contratos y documentos legales.

Como Funciona

Flujo de signature_request:

1. Plantilla de Onboarding - Item tipo: signature_request, Documento: contrato.pdf (S3)
2. Inicializar Onboarding - Sistema crea SignatureRequest
3. Candidato ve documento
4. Candidato firma digitalmente
5. Sistema registra: Firma (imagen), IP del firmante, Navegador/dispositivo, Fecha y hora exacta
6. SignatureRequest: "completed"
7. Checklist Item: "completed"

Configurar Item de Firma

En el Editor de Plantilla

Configurar Item

• Tipo: Solicitud de Firma
• Titulo* - Ejemplo: "Contrato de Trabajo"
• Descripcion - Ejemplo: "Revisa el contrato de trabajo y firmalo digitalmente."
• Documento a firmar* - Seleccionar archivo PDF
• Expiracion: 30 dias (automatico)
• Item obligatorio - Marcar si aplica

Seleccionar Documento

Haz clic en el boton de seleccionar archivo para explorar documentos disponibles:

Carpeta: /contratos/

• contrato_trabajo_2024.pdf
• nda_confidencialidad.pdf
• politicas_empresa.pdf
• acuerdo_datos_personales.pdf

Puedes [Subir Nuevo] o [Seleccionar] un documento existente.

Documentos Tipicos para Firma

Contratos Laborales

Contrato Individual de Trabajo:

• Documento legal principal
• Terminos y condiciones de empleo
• Salario, horario, prestaciones
• Obligatorio para todos

Contrato de Confidencialidad (NDA):

• Acuerdo de no divulgacion
• Proteccion de informacion sensible
• Clausulas de confidencialidad
• Comun en TI y areas estrategicas

Contrato de Propiedad Intelectual:

• Cesion de derechos de autor
• Inventos y desarrollos
• Comun en empresas tecnologicas
• Para roles creativos/desarrollo

Politicas y Acuerdos

Politicas de la Empresa:

• Reglamento interno
• Codigo de conducta
• Politicas de seguridad
• Confirmacion de lectura

Acuerdo de Datos Personales:

• Consentimiento LFPDPPP
• Uso de datos personales
• Derechos ARCO
• Requerido por ley

Acuerdo de Herramientas:

• Uso de equipo de computo
• Responsabilidad de activos
• Politica de software
• Para roles con equipo asignado

Vista del Candidato

En Mi Onboarding

El candidato ve el item con:

• Estado: Pendiente
• Tipo: Solicitud de Firma
• Descripcion del documento
• Boton [Ver y Firmar]

Modal de Firma

Al hacer clic en [Ver y Firmar], se abre un modal con:

1. Vista previa del documento - Navegacion por paginas
2. Boton [Descargar PDF] - Para guardar copia
3. Area de firma digital - Canvas para dibujar firma
4. Botones [Limpiar] y [Firmar Documento]

Datos Registrados

Al Firmar

Sistema registra automaticamente:

• signatureData: "data:image/png;base64,iVBOR..." - Imagen de la firma en base64, almacenada de forma segura
• signedAt: "2024-01-15T10:30:45.000Z" - Fecha y hora exacta, zona horaria UTC
• ipAddress: "187.190.xxx.xxx" - IP desde donde se firmo, para validacion legal
• userAgent: "Mozilla/5.0 (Windows NT 10.0...)" - Navegador y sistema operativo, identificacion del dispositivo

Registro Completo

SignatureRequest:

• id: 123
• postulantId: 456
• documentTemplateKey: "contratos/contrato.pdf"
• status: "completed"
• signatureData: "base64..."
• signedAt: "2024-01-15T10:30:45Z"
• ipAddress: "187.190.xxx.xxx"
• userAgent: "Mozilla/5.0..."
• verificationToken: "uuid-unico"
• expiresAt: "2024-02-14T00:00:00Z"

Expiracion

Tiempo Limite

Por defecto: 30 dias

Si el candidato no firma en 30 dias:

• SignatureRequest expira
• Status: "expired"
• Checklist item: permanece "pending"
• Requiere accion del reclutador

Opciones:

• Extender fecha manualmente
• Crear nueva solicitud
• Cancelar onboarding

Manejar Expiracion

Si solicitud expira:

1. Reclutador ve alerta en dashboard
2. Puede extender (si disponible)
3. O contactar al candidato
4. Candidato recibe recordatorio

Sincronizacion de Estado

Validez Legal

Cumplimiento

La firma digital cumple con:

LFPDPPP:

• Consentimiento informado
• Registro de aceptacion
• Trazabilidad completa

Codigo de Comercio (Art. 89-94):

• Firma electronica simple
• Vinculada a datos del firmante
• Integridad del documento

Mejores practicas:

• Timestamp de firma
• IP y dispositivo registrados
• Documento no modificable post-firma
• Token de verificacion unico

Evidencia

Para cada firma se puede probar:

• Quien firmo (usuario autenticado)
• Cuando firmo (timestamp exacto)
• Desde donde (IP, dispositivo)
• Que firmo (documento especifico)
• Como firmo (imagen de firma)

Mejores Practicas

Preparar Documentos

Antes de configurar items de firma:

1. Preparar documento PDF

   • Revisar con legal
   • Incluir espacios para firma
   • Formato profesional

2. Subir a S3

   • Carpeta organizada (/contratos/)
   • Nombre descriptivo
   • Version controlada

3. Configurar item

   • Titulo claro
   • Descripcion informativa
   • Marcar como obligatorio

Nombres Descriptivos

Buenos nombres para items:

• "Contrato Individual de Trabajo"
• "Acuerdo de Confidencialidad (NDA)"
• "Aceptacion de Politicas de Seguridad"
• "Consentimiento de Datos Personales"

Malos nombres para items:

• "Documento 1"
• "Firmar aqui"
• "Contrato"

Orden Logico

Orden sugerido de firmas:

1. Contrato de Trabajo - Documento principal, primero
2. Acuerdo de Confidencialidad - Complemento al contrato
3. Politicas de Empresa - Reglas generales
4. Acuerdos Especificos - Segun el puesto

Problemas Comunes

Candidato No Puede Firmar

Posibles causas:

• Navegador incompatible
• Dispositivo tactil con problemas
• Conexion lenta

Soluciones:

• Sugerir otro navegador (Chrome, Firefox)
• Intentar desde computadora
• Verificar conexion a internet

Firma No Se Guarda

Posibles causas:

• Sesion expirada
• Error de conexion
• Canvas vacio (no dibujo nada)

Soluciones:

• Refrescar pagina y reintentar
• Verificar que dibujo la firma
• Contactar soporte tecnico

Documento No Carga

Posibles causas:

• PDF corrupto
• Archivo muy grande
• Error de S3

Soluciones:

• Verificar archivo en S3
• Reducir tamano del PDF
• Re-subir documento

Proximos Pasos

• Tareas Manuales - Items tipo manual
• Inicializar Onboarding - Activar para candidatos
• Vista del Candidato - Experiencia completa