Crear y Gestionar Plantillas de Documentos
Aprende a crear plantillas reutilizables para solicitar documentos a tus candidatos.
Acceder al Modulo
Menu principal → Plantillas de Documentos
Vista de Plantillas
| Nombre | Descripcion | Documentos | Activo | Acciones |
|---|---|---|---|---|
| Contratacion | Docs completos | 8 docs | Si | ... |
| Verificacion | Solo identidad | 3 docs | Si | ... |
| Profesionales | Titulos y certs | 5 docs | No | ... |
Filtros disponibles: Estado, Busqueda por nombre
Crear Nueva Plantilla
Paso 1: Iniciar Creacion
Click en "Nueva Plantilla"
Paso 2: Informacion Basica
Campos a completar:
| Campo | Descripcion | Requerido |
|---|---|---|
| Nombre | Nombre descriptivo de la plantilla | Si |
| Descripcion | Explicacion del uso de la plantilla | No |
| Activa | Si la plantilla esta disponible para uso | No |
Ejemplo:
- Nombre: Documentos de Contratacion
- Descripcion: Documentos requeridos para completar el proceso de contratacion.
Paso 3: Agregar Documentos
Click en [+ Agregar Documento] para añadir cada documento requerido.
Lista de documentos:
- INE/IFE - Identificacion oficial vigente
- CURP - Clave Unica de Registro
- Comprobante de Domicilio - No mayor a 3 meses
Nota: Usa el icono de arrastre para reordenar los documentos.
Paso 4: Configurar Cada Documento
| Campo | Descripcion |
|---|---|
| Tipo de documento | Seleccionar del catalogo (ej: Identificacion Oficial) |
| Nombre a mostrar | Como vera el candidato este documento |
| Descripcion/instrucciones | Indicaciones especificas para el candidato |
| Formatos aceptados | PDF, JPG, PNG, DOC segun aplique |
| Tamaño maximo (MB) | Limite de tamaño del archivo |
| Obligatorio | Si el documento es requerido o opcional |
Ejemplo para INE:
- Tipo: Identificacion Oficial
- Nombre: INE o IFE vigente
- Instrucciones: Escaneo por ambos lados, legible
- Formatos: PDF, JPG, PNG
- Tamaño: 10 MB
- Obligatorio: Si
Paso 5: Guardar
Click en "Guardar Plantilla"
Editar Plantilla
Desde la Lista
- Localiza la plantilla en la tabla
- Click en el menu de acciones [...]
- Selecciona "Editar"
- Modifica los campos necesarios
- Click en "Guardar"
Campos Editables
| Seccion | Campos |
|---|---|
| General | Nombre, Descripcion, Activa |
| Documentos | Agregar, editar, eliminar, reordenar |
Ordenar Documentos
Drag and Drop
Para cambiar el orden:
- Posiciona el mouse sobre el icono de arrastre
- Click y mantener
- Arrastra a la nueva posicion
- Soltar
- Orden actualizado automaticamente
Importancia del Orden
El orden define:
- Secuencia en la solicitud
- Prioridad visual para el candidato
- Orden de revision recomendado
Duplicar Plantilla
Crear Copia
- En la lista, click en [...] de la plantilla
- Selecciona "Duplicar"
- Se crea: "Copia de [nombre original]"
- Edita la copia con los cambios
- Guarda con nuevo nombre
Uso Practico
Util para:
- Crear variantes de una plantilla
- Probar cambios sin afectar original
- Plantillas por departamento/area
- Versiones para diferentes posiciones
Activar/Desactivar Plantilla
Toggle de Estado
- En la lista, click en el switch "Activo"
- Confirma el cambio
| Estado | Comportamiento |
|---|---|
| Activa | Disponible para crear solicitudes |
| Inactiva | Oculta en selectores (no eliminada) |
Confirmacion
Al desactivar, veras un mensaje de confirmacion:
"Al desactivar, esta plantilla no estara disponible para nuevas solicitudes. Solicitudes existentes no se afectan."
Eliminar Plantilla
- Click en [...] de la plantilla
- Selecciona "Eliminar"
- Confirma la eliminacion
Advertencia:
- La plantilla se elimina permanentemente
- Solicitudes existentes mantienen sus documentos
- Solo se pierde la referencia a la plantilla
Filtrar Plantillas
Por Estado
| Opcion | Muestra |
|---|---|
| Todas | Todas las plantillas |
| Activas | Solo activas |
| Inactivas | Solo desactivadas |
Por Nombre
Ingresa texto en el campo de busqueda para filtrar por nombre de plantilla.
Configuracion de Documentos
Tipo de Documento
Tipos predefinidos:
- Identificacion Oficial (INE/IFE)
- Pasaporte
- Comprobante de Domicilio
- Acta de Nacimiento
- RFC
- CURP
- NSS (Seguro Social)
- Estado de Cuenta Bancario
- Declaracion de Impuestos
- Carta de No Antecedentes
- Certificado Medico
- Titulo Profesional
- Cedula Profesional
- Carta de Recomendacion
- CV/Curriculum
- Foto Reciente
- Otro (personalizado)
Formatos Aceptados
| Tipo de Documento | Formatos Recomendados |
|---|---|
| Identificaciones | PDF, JPG, PNG (escaneos) |
| Documentos oficiales | PDF (preferido) |
| Fotografias | JPG, PNG, WebP |
| Curriculums | PDF, DOC, DOCX |
Tamaño Maximo
| Rango | Valor |
|---|---|
| Permitido | 1-20 MB |
| Por defecto | 10 MB |
Recomendado:
- Imagenes: 5 MB
- PDFs: 10 MB
- Word: 10 MB
Validaciones
Campos Requeridos
Al guardar se valida:
- Nombre de plantilla: Obligatorio
- Al menos un documento
- Cada documento debe tener:
- Tipo: Obligatorio
- Nombre a mostrar: Obligatorio
Errores Comunes
| Error | Causa | Solucion |
|---|---|---|
| "Nombre requerido" | Campo vacio | Agregar nombre |
| "Agregar documentos" | Lista vacia | Agregar al menos uno |
| "Tipo requerido" | Documento sin tipo | Seleccionar tipo |
| "Limite alcanzado" | Sin feature | Actualizar suscripcion |
Mejores Practicas
Organizacion
- Nombres descriptivos y unicos
- Descripcion clara del proposito
- Documentos en orden de importancia
- Solo documentos realmente necesarios
- Revisar y actualizar periodicamente
Configuracion de Documentos
- Instrucciones claras para cada documento
- Formatos apropiados por tipo
- Tamaño suficiente pero no excesivo
- Marcar opcionales explicitamente
- Usar tipos predefinidos cuando sea posible
Mantenimiento
Periodicamente:
- Revisar plantillas sin uso
- Actualizar requisitos legales
- Desactivar obsoletas
- Verificar formatos vigentes
- Capacitar al equipo en cambios
Proximos Pasos
- Tipos de Documentos - Categorias detalladas
- Solicitudes de Documentos - Crear solicitudes
- Privacidad y Consentimiento - Cumplimiento legal