Integraciones y Automatizacion

El modulo de onboarding se integra profundamente con otros modulos del sistema para automatizar tareas y sincronizar estados. Esta guia explica como funcionan estas integraciones.

Integracion con Documentos

DocumentRequest

Cuando agregas un item tipo document_request:

1. OnboardingChecklistItem se crea
2. Se crea vinculo con DocumentRequest
3. Candidato sube archivos
4. DocumentRequest.status = "completed"
5. Sincronizacion automatica
6. ChecklistItem.status = "completed"

Plantillas de documentos

Puedes usar DocumentRequestTemplate para crear solicitudes consistentes:

// Configuracion del item
{
  type: "document_request",
  documentRequestTemplateId: 5,  // Usa plantilla existente
  title: "Documentos de Ingreso"
}

Beneficios:

• Items predefinidos y estandarizados
• Menos configuracion manual
• Cambios en plantilla no afectan onboardings existentes

Sincronizacion de estado

El sistema sincroniza automaticamente:

Flujo de codigo:

1. DocumentRequestController.completeRequest()
2. OnboardingService.syncDocumentRequestStatus(requestId)
3. Actualiza ChecklistItem.status
4. Recalcula onboardingProgress

Integracion con Firmas

SignatureRequest

Cuando agregas un item tipo signature_request:

1. OnboardingChecklistItem se crea
2. Se crea vinculo con SignatureRequest (con PDF plantilla)
3. Candidato firma
4. SignatureRequest.status = "completed"
5. Sincronizacion automatica
6. ChecklistItem.status = "completed"

Documento plantilla

Cada item de firma requiere un PDF plantilla:

{
  type: "signature_request",
  documentTemplateKey: "templates/contrato-2024.pdf",  // S3 key
  documentTemplateUrl: "https://s3.../signed-url",     // URL firmada
  title: "Contrato de Trabajo"
}

Flujo de firma

1. Candidato abre item en Mi Onboarding
2. Navega a pagina de firma
3. Visualiza PDF
4. Dibuja firma
5. Confirma
6. PDF firmado se almacena
7. SignatureRequest.status = "completed"
8. Sincronizacion automatica
9. ChecklistItem.status = "completed"

Expiracion

Las solicitudes de firma expiran en 30 dias. Si expira:

1. El item permanece pendiente
2. Reclutador debe crear nueva solicitud
3. Se notifica al candidato

Integracion con Emails

Emails de notificacion

Al iniciar onboarding, puedes configurar emails automaticos:

Email de bienvenida

// Al iniciar onboarding
{
  welcomeEmailTemplateId: 10  // ID de EmailTemplate
}

Variables disponibles:

Email a RRHH

// Al iniciar onboarding
{
  hrNotificationTemplateId: 11,
  hrUserId: 5  // Usuario que recibe la notificacion
}

Variables adicionales:

Recordatorios

El sistema puede enviar recordatorios automaticos:

POST /api/onboarding/application/:appId/send-reminder

Contenido del recordatorio:

• Saludo personalizado
• Dias restantes
• Items pendientes
• Link a Mi Onboarding

Automatizacion con EventBus

Eventos emitidos

El onboarding emite eventos que pueden disparar automatizaciones:

ONBOARDING_ITEM_COMPLETED

Se emite cuando cualquier item se completa:

{
  type: "ONBOARDING_ITEM_COMPLETED",
  payload: {
    applicationId: 123,
    postulantId: 456,
    itemId: 789,
    itemType: "document_request",
    itemTitle: "Documentos de Ingreso",
    completedAt: "2024-01-15T10:30:00Z",
    completedById: 456
  }
}

Usos:

• Notificar al reclutador
• Actualizar dashboard en tiempo real
• Registrar en log de actividad

ONBOARDING_ALL_COMPLETED

Se emite cuando TODOS los items requeridos estan completos:

{
  type: "ONBOARDING_ALL_COMPLETED",
  payload: {
    applicationId: 123,
    postulantId: 456,
    completedAt: "2024-01-15T14:00:00Z",
    itemsCompleted: 6,
    totalItems: 6
  }
}

Usos:

• Notificar finalizacion a RRHH
• Mover tarea en proceso a siguiente etapa
• Activar integraciones externas
• Actualizar status en sistema externo

Suscribirse a eventos

En automatizaciones, puedes usar estos eventos como triggers:

Trigger: ONBOARDING_ALL_COMPLETED

Acciones:

• Enviar email de confirmacion
• Mover tarea a "Listo para iniciar"
• Notificar al gerente

Integracion con Procesos

Onboarding como etapa

El onboarding puede ser parte de un proceso de seleccion:

Proceso: Contratacion

• Entrevista
• Evaluacion
• Oferta
• Contratado
  • Iniciar Onboarding
• Onboarding Completo
  • Listo para iniciar

Automatizacion de proceso

Cuando el onboarding se completa, puedes:

1. Mover tarea automaticamente

• Evento: ONBOARDING_ALL_COMPLETED
• Accion: Mover tarea a etapa "Incorporado"

2. Crear siguiente tarea

• Evento: ONBOARDING_ALL_COMPLETED
• Accion: Crear tarea en proceso "Capacitacion"

Integracion con Vacantes

Plantilla por vacante

Puedes vincular plantillas a vacantes especificas:

1. JobPosition: "Desarrollador Senior"
2. OnboardingTemplate: "Onboarding Tech"
3. Al contratar para esta vacante, se usa automaticamente esta plantilla

Configuracion

// OnboardingTemplate
{
  name: "Onboarding Tech",
  jobPositionId: 28,  // Vinculado a vacante
  items: [...]
}

Prioridad de seleccion

1. Plantilla vinculada a la vacante
2. Plantilla marcada como default
3. Sin plantilla (items inline)

Sincronizacion de estados

Flujo completo

JobApplication

• status: "hired"
• onboardingStatus: "not_started" > "in_progress" > "completed"
• onboardingProgress: 0 > 50 > 100

OnboardingChecklistItems[]

• item1: "pending" > "completed"
• item2: "pending" > "in_progress" > "completed"
• item3: "pending" > "completed"

Recalculo de progreso

Cada vez que un item cambia:

1. OnboardingService.updateOnboardingProgress(applicationId)
2. Cuenta items completados
3. Calcula porcentaje
4. Actualiza onboardingProgress
5. Si progress = 100%:
   • onboardingStatus = "completed"
   • onboardingCompletedAt = now()

Feature Gating

Acceso a plantillas

Crear plantillas requiere feature "automation":

// OnboardingTemplateController.create()
const hasAccess = await subscriptionService
  .checkBooleanFeatureAccess(effectiveUserId, "automation");

if (!hasAccess) {
  return res.status(403).json({
    error: "Feature not available in your plan"
  });
}

Plan requerido

WebSocket en tiempo real

Presencia de candidato

El dashboard muestra si el candidato esta conectado:

// WebSocket event
{
  type: "user_presence",
  userId: 456,
  status: "online"
}

Indicador en dashboard:

Actualizacion de progreso

Cuando el candidato completa un item:

// WebSocket event
{
  type: "onboarding_progress_updated",
  applicationId: 123,
  progress: 67,
  itemCompleted: "Documentos de Ingreso"
}

El dashboard se actualiza sin recargar.

Diagrama de integraciones

Configuracion avanzada

Variables de entorno

No hay variables especificas para onboarding. Usa las generales de:

• S3 para almacenamiento de documentos
• Email para notificaciones
• Redis para cache de presencia

Timeouts

Limites

Troubleshooting

Item no se sincroniza

Sintoma: DocumentRequest completado pero ChecklistItem sigue pendiente.

Causa: Error en la sincronizacion.

Solucion:

1. Verificar logs del backend
2. Llamar manualmente:

POST /api/onboarding/sync-document/:documentRequestId

Evento no se dispara

Sintoma: Onboarding completo pero automatizacion no ejecuta.

Causa: Trigger mal configurado.

Solucion:

1. Verificar configuracion del trigger
2. Revisar logs de EventBus
3. Verificar que el evento tenga los campos esperados

Email no llega

Sintoma: Candidato no recibe email de bienvenida.

Causas:

1. Template no configurado
2. Email invalido
3. Filtro de spam

Solucion:

1. Verificar templateId al iniciar
2. Revisar email del candidato
3. Revisar logs de EmailService

Proximos pasos

• Plantillas de Onboarding - Crear plantillas
• Automatizacion - Configurar triggers