Acciones de Tareas y Aplicaciones

Gestiona el movimiento de candidatos en procesos y la creacion de tareas.

Tipos de Acciones

TAREAS Y APLICACIONES

MOVE_TO_STEP

Descripcion

Mueve un candidato a otra etapa dentro del mismo proceso.

Configuracion:

• taskId: ID de la tarea
• targetStepId: Etapa destino
• targetStepName: Nombre de etapa (alternativo)
• notes: Notas del movimiento
• notify: Notificar al candidato

Ejemplo de Configuracion

{
  "actionType": "MOVE_TO_STEP",
  "order": 3,
  "configuration": {
    "taskId": "{{task.id}}",
    "targetStepName": "Entrevista Tecnica",
    "notes": "Movido automaticamente por score >= 80",
    "notify": {
      "candidate": true,
      "assignee": true,
      "template": "step_change_notification"
    }
  }
}

Interfaz de Configuracion

Configurar: Mover a Etapa

Notas del movimiento:

Movido automaticamente por score >= 80

Notificaciones:

• Notificar al candidato
• Notificar al asignado

Movimientos Especiales

Mover a etapa inicial:

{
  "targetStep": "initial"  // Primera etapa
}

Mover a etapa final:

{
  "targetStep": "final"    // Ultima etapa (contratado/rechazado)
}

Mover a siguiente etapa:

{
  "targetStep": "next"     // Siguiente segun orden
}

Mover a etapa anterior:

{
  "targetStep": "previous" // Anterior segun orden
}

ADD_TO_PROCESS

Descripcion

Agrega un candidato a un proceso de seleccion.

Si el candidato ya esta en el proceso:

• No hace nada (evita duplicados)

Configuracion:

• userId: ID del candidato
• processId: ID del proceso
• initialStep: Etapa inicial (opcional)
• notes: Notas de entrada

Ejemplo de Configuracion

{
  "actionType": "ADD_TO_PROCESS",
  "order": 1,
  "configuration": {
    "userId": "{{postulant.id}}",
    "processId": "{{job.processId}}",
    "initialStep": "initial", // o ID especifico
    "notes": "Agregado desde aplicacion web",
    "metadata": {
      "source": "{{application.source}}",
      "applicationId": "{{application.id}}"
    }
  }
}

REMOVE_FROM_PROCESS

Descripcion

Remueve un candidato de un proceso.

Configuracion:

• taskId: ID de la tarea
• reason: Motivo de remocion
• archive: Archivar o eliminar
• notify: Notificar al candidato

Ejemplo de Configuracion

{
  "actionType": "REMOVE_FROM_PROCESS",
  "order": 5,
  "configuration": {
    "taskId": "{{task.id}}",
    "reason": "No cumplio con requisitos minimos",
    "archive": true,
    "notify": {
      "candidate": true,
      "template": "process_removal"
    }
  }
}

CREATE_TASK

Descripcion

Crea una tarea/actividad para seguimiento.

Tipos de tareas:

• review: Revisar aplicacion
• call: Llamar al candidato
• schedule: Agendar entrevista
• document: Solicitar documento
• followup: Seguimiento general
• custom: Tipo personalizado

Ejemplo de Configuracion

{
  "actionType": "CREATE_TASK",
  "order": 2,
  "configuration": {
    "type": "schedule",
    "title": "Agendar entrevista tecnica con {{postulant.name}}",
    "description": "Coordinar entrevista tecnica. Score: {{matchScore}}%",
    "assignTo": "{{job.hiringManager}}",
    "dueDate": "{{now}} + 3 days",
    "priority": "high",
    "relatedTo": {
      "type": "application",
      "id": "{{application.id}}"
    },
    "checklist": [
      "Revisar CV del candidato",
      "Preparar preguntas tecnicas",
      "Reservar sala/link de Zoom",
      "Confirmar disponibilidad del candidato"
    ]
  }
}

Interfaz de Configuracion

Configurar: Crear Tarea

Descripcion:

Coordinar entrevista tecnica. Score: {{matchScore}}%

Checklist:

• [+] Revisar CV del candidato
• [+] Preparar preguntas tecnicas

ASSIGN_TASK

Descripcion

Asigna una tarea a un usuario o equipo.

Modos de asignacion:

• Usuario especifico
• Siguiente disponible del equipo
• Round-robin
• Por carga de trabajo
• Por expertise

Ejemplo de Configuracion

{
  "actionType": "ASSIGN_TASK",
  "order": 3,
  "configuration": {
    "taskId": "{{task.id}}",
    "assignmentMode": "round_robin",
    "team": "reclutamiento",
    "fallback": "{{process.owner}}",
    "notify": true
  }
}

// O asignacion especifica
{
  "actionType": "ASSIGN_TASK",
  "order": 3,
  "configuration": {
    "taskId": "{{task.id}}",
    "assignTo": "{{job.hiringManager}}",
    "notify": true,
    "notifyMessage": "Se te ha asignado revisar a {{postulant.name}}"
  }
}

COMPLETE_TASK

Descripcion

Marca una tarea como completada.

Configuracion:

• taskId: ID de la tarea
• outcome: Resultado (success, cancelled, etc.)
• notes: Notas de cierre
• followUp: Crear tarea de seguimiento

Ejemplo de Configuracion

{
  "actionType": "COMPLETE_TASK",
  "order": 4,
  "configuration": {
    "taskId": "{{task.id}}",
    "outcome": "success",
    "notes": "Completado automaticamente al recibir documento",
    "followUp": {
      "create": true,
      "type": "review",
      "title": "Revisar documento de {{postulant.name}}",
      "dueIn": "1 day"
    }
  }
}

UPDATE_APPLICATION

Descripcion

Actualiza campos de una aplicacion.

Campos actualizables:

• status: Estado de la aplicacion
• rating: Puntuacion
• notes: Notas
• customFields: Campos personalizados
• tags: Etiquetas
• assignedTo: Asignado

Ejemplo de Configuracion

{
  "actionType": "UPDATE_APPLICATION",
  "order": 2,
  "configuration": {
    "applicationId": "{{application.id}}",
    "updates": {
      "status": "reviewing",
      "rating": "{{matchScore}}",
      "notes": "Pre-screening automatico completado. Score: {{matchScore}}%",
      "customFields": {
        "aiScore": "{{matchScore}}",
        "processedAt": "{{now}}",
        "source": "automation"
      }
    }
  }
}

REJECT_APPLICATION

Descripcion

Rechaza una aplicacion con notificacion opcional.

Configuracion:

• applicationId: ID de la aplicacion
• reason: Motivo del rechazo
• reasonCode: Codigo de motivo
• notify: Enviar notificacion
• template: Plantilla de email
• keepInPool: Mantener en pool de talento

Ejemplo de Configuracion

{
  "actionType": "REJECT_APPLICATION",
  "order": 5,
  "configuration": {
    "applicationId": "{{application.id}}",
    "reason": "No cumple con experiencia minima requerida",
    "reasonCode": "experience_insufficient",
    "notify": {
      "enabled": true,
      "template": "rejection_experience",
      "delay": "1 day",
      "personalizeMessage": true
    },
    "keepInPool": true,
    "addTags": ["future-consideration"]
  }
}

Codigos de Rechazo Comunes

UPDATE_PROFILE

Descripcion

Actualiza el perfil del candidato.

Campos actualizables:

• status: Estado (active, archived, blocked)
• notes: Notas internas
• tags: Etiquetas
• customFields: Campos personalizados
• skills: Skills detectadas
• source: Origen del candidato

Ejemplo de Configuracion

{
  "actionType": "UPDATE_PROFILE",
  "order": 2,
  "configuration": {
    "profileId": "{{profile.id}}",
    "updates": {
      "notes": "{{profile.notes}}\n\n[{{now}}] CV analizado automaticamente",
      "customFields": {
        "lastCVAnalysis": "{{now}}",
        "extractedSkills": "{{cvAnalysis.skills}}",
        "yearsExperience": "{{cvAnalysis.experience.years}}"
      },
      "skills": {
        "add": "{{cvAnalysis.skills.technical}}"
      }
    }
  }
}

ADD_NOTE

Descripcion

Agrega una nota a una entidad.

Entidades soportadas:

• application
• task
• profile
• process_task
• event

Ejemplo de Configuracion

{
  "actionType": "ADD_NOTE",
  "order": 3,
  "configuration": {
    "entityType": "application",
    "entityId": "{{application.id}}",
    "note": {
      "content": "Pre-screening automatico:\n- Match Score: {{matchScore}}%\n- Skills coincidentes: {{matchedSkills}}\n- Recomendacion: {{recommendation}}",
      "type": "system", // user, system, ai
      "visibility": "team" // team, private, all
    }
  }
}

ADD_TAG / REMOVE_TAG

Descripcion

Gestiona etiquetas en candidatos o aplicaciones.

Usos de tags:

• Clasificacion (senior, junior, etc.)
• Fuente (linkedin, referral, etc.)
• Estado (urgent, on-hold, etc.)
• Skills (react, python, etc.)
• Personalizados

Ejemplo de Configuracion

Agregar tags:

{
  "actionType": "ADD_TAG",
  "order": 2,
  "configuration": {
    "entityType": "profile",
    "entityId": "{{profile.id}}",
    "tags": ["pre-screened", "high-potential", "{{job.department}}"]
  }
}

Remover tags:

{
  "actionType": "REMOVE_TAG",
  "order": 3,
  "configuration": {
    "entityType": "profile",
    "entityId": "{{profile.id}}",
    "tags": ["new-applicant", "pending-review"]
  }
}

Reemplazar todos los tags:

{
  "actionType": "REPLACE_TAGS",
  "order": 2,
  "configuration": {
    "entityType": "profile",
    "entityId": "{{profile.id}}",
    "tags": ["reviewed", "{{classification}}"]
  }
}

Flujos Comunes

Pre-Screening Automatico

Trigger: APPLICATION_CREATED

Acciones:

1. ANALYZE_CV - Analizar curriculum
2. CALCULATE_MATCH_SCORE - Calcular compatibilidad
3. UPDATE_APPLICATION - Guardar score
4. CONDITION
   • Si score >= 80:
     • ADD_TO_PROCESS
     • MOVE_TO_STEP (Entrevista)
     • CREATE_TASK (Agendar)
     • SEND_EMAIL (Invitacion)
   • Si score >= 60:
     • ADD_TO_PROCESS
     • CREATE_TASK (Revisar)
     • SEND_EMAIL (En revision)
   • Si score < 60:
     • REJECT_APPLICATION
     • SEND_EMAIL (Rechazo)
5. ADD_NOTE - Registrar resultado

Movimiento Automatico por Etapa

Trigger: TEST_COMPLETED

Acciones:

1. CONDITION
   • Si passed == true:
     • MOVE_TO_STEP (Siguiente)
     • CREATE_TASK (Programar siguiente)
     • SEND_EMAIL (Felicitaciones)
   • Si passed == false:
     • MOVE_TO_STEP (Rechazado)
     • REJECT_APPLICATION
     • SEND_EMAIL (No paso)
2. ADD_NOTE - Registrar resultado del test

Limpieza de Inactivos

Trigger: SCHEDULED (mensual)

Acciones:

1. LOOP (candidatos inactivos 90+ dias)
   • Por cada uno:
     • UPDATE_PROFILE (status: archived)
     • REMOVE_TAG (active, hot-lead)
     • ADD_TAG (archived, inactive-90d)
     • SEND_EMAIL (Despedida)
2. CREATE_TASK - Reporte de archivados

Buenas Practicas

Movimientos de Proceso

DO:

• Validar que candidato existe en proceso
• Documentar razon del movimiento
• Notificar a partes relevantes
• Verificar permisos del workflow
• Usar etapas por nombre (no ID)

DON'T:

• Mover sin contexto
• Loops de movimientos
• Ignorar validaciones
• Movimientos a etapas inexistentes
• Cambios masivos sin control

Tareas

DO:

• Titulos claros y descriptivos
• Fechas limite realistas
• Asignar a persona correcta
• Incluir contexto necesario
• Checklists para tareas complejas

DON'T:

• Tareas sin asignar
• Fechas en el pasado
• Titulos genericos
• Duplicar tareas
• Sobrecargar usuarios

Proximos Pasos

• Acciones de Calendario - Crear eventos
• Acciones de Documentos - Solicitar documentos
• Ejemplos Practicos - Casos de uso