Historial de Decisiones
El sistema mantiene un registro completo de todas las aprobaciones para auditoria y trazabilidad.
Por que es importante
Compliance y auditoria
Preguntas que el historial responde:
- Quien autorizo que este candidato avanzara?
- Cuando se tomo la decision?
- Cual fue la justificacion?
- Hubo rechazos previos?
Mejora continua
Analisis que puedes hacer:
- Tiempo promedio de aprobacion
- Tasa de rechazo por etapa
- Aprobadores mas activos
- Cuellos de botella en el proceso
Resolucion de disputas
Si hay cuestionamientos sobre una decision:
- Evidencia documentada de quien aprobo
- Comentarios y justificaciones
- Linea de tiempo completa
Acceder al historial
Historial de una tarea especifica
Tarea - Detalles - Pestana "Historial"
Historial de Pedro Lopez
| Fecha | Evento |
|---|---|
| 22 Ene 14:00 | Movido a Oferta - Aprobacion #58 completada - Aprobadores: Maria, Carlos |
| 22 Ene 10:30 | Aprobacion solicitada - Por: Juan Garcia - Para: Evaluacion - Oferta |
| 18 Ene 15:00 | Movido a Evaluacion - Aprobacion #52 completada |
| 15 Ene 12:00 | Aprobacion rechazada - #45 rechazada por Maria - "Evaluacion incompleta" |
| 15 Ene 10:30 | Aprobacion solicitada - Por: Juan Garcia - Para: Entrevista - Eval |
Historial de una solicitud
Aprobaciones - Click en solicitud - Detalles
Solicitud #58
LINEA DE TIEMPO
| Fecha | Evento |
|---|---|
| 22 Ene 10:30 | Solicitud creada - Por: Juan Garcia - Notas: "Candidato listo..." |
| 22 Ene 11:00 | Maria Lopez: (check) Aprobado - "Excelente perfil" |
| 22 Ene 12:30 | Carlos Ruiz: (check) Aprobado - "De acuerdo, adelante" |
| 22 Ene 12:30 | Solicitud completada - Estado: APROBADA - Tarea movida a "Oferta" |
Vista global de todas las aprobaciones
Aprobaciones - Tab "Todas las Aprobaciones"
Filtros:
| Filtro | Opciones |
|---|---|
| Estado | Todos |
| Candidato | (busqueda) |
| Proceso | Todos |
| Fecha | Desde: ___ Hasta: ___ |
Resultados:
| # | CANDIDATO | MOVIMIENTO | ESTADO |
|---|---|---|---|
| 58 | Pedro Lopez | Eval - Oferta | (check) |
| 57 | Ana Martinez | Entrev - Eval | (x) |
| 56 | Luis Sanchez | Rev - Entrev | (check) |
| ... |
Informacion registrada
Por solicitud de aprobacion
| Campo | Descripcion | Ejemplo |
|---|---|---|
id | Identificador unico | #58 |
task | Tarea involucrada | Pedro Lopez |
fromStep | Etapa origen | Evaluacion |
toStep | Etapa destino | Oferta |
requestedBy | Quien solicito | Juan Garcia |
requestNotes | Notas del solicitante | "Candidato listo..." |
status | Estado final | approved |
approvalMode | Modo configurado | all |
requiredApprovers | Lista de aprobadores | [Maria, Carlos] |
completedAt | Fecha de conclusion | 22 Ene 12:30 |
rejectionReason | Razon (si rechazada) | null |
createdAt | Fecha de creacion | 22 Ene 10:30 |
Por decision individual
| Campo | Descripcion | Ejemplo |
|---|---|---|
approver | Quien decidio | Maria Lopez |
decision | Aprobado o rechazado | approved |
comments | Comentarios | "Excelente perfil" |
decidedAt | Fecha/hora exacta | 22 Ene 11:00:45 |
En historial de tarea
ProcessTaskHistory
- action: "approval_requested"
- metadata: { approvalId: 58, approvers: [5, 12] }
- action: "approval_approved"
- metadata: { approvalId: 58 }
- action: "moved"
- metadata: { fromStep: "Eval", toStep: "Oferta" }
Exportar historial
Exportar a Excel
Aprobaciones - Acciones - Exportar
Exportar Historial
| Campo | Valor |
|---|---|
| Rango de fechas | |
| Desde | 01/01/2024 |
| Hasta | 31/01/2024 |
| Incluir: | |
| Solicitudes aprobadas | [x] |
| Solicitudes rechazadas | [x] |
| Solicitudes canceladas | [x] |
| Solicitudes pendientes | [ ] |
| Formato | Excel (.xlsx) |
Acciones: [Cancelar] [Exportar]
Campos exportados
Excel generado:
| ID | Candidato | Proceso | De | A | Estado | Solicitante | Fecha Solicitud | Aprobadores | Fecha Completado | Razon Rechazo |
|---|
Metricas y reportes
Metricas disponibles
Dashboard de Aprobaciones
RESUMEN DEL MES
| Metrica | Valor |
|---|---|
| Total solicitudes | 45 |
| Aprobadas | 38 (84%) |
| Rechazadas | 5 (11%) |
| Canceladas | 2 (5%) |
| Tiempo promedio | 18 horas |
| Mas rapida | 2 horas |
| Mas lenta | 72 horas |
Por etapa
Aprobaciones por Etapa
| ETAPA | TOTAL | APROBADAS % |
|---|---|---|
| Evaluacion Tecnica | 25 | 88% |
| Entrevista Final | 15 | 80% |
| Oferta | 5 | 60% |
Por aprobador
Actividad de Aprobadores
| APROBADOR | DECISIONES | TIEMPO |
|---|---|---|
| Maria Lopez | 30 | 12h prom |
| Carlos Ruiz | 25 | 24h prom |
| Ana Garcia | 18 | 8h prom |
Busqueda en historial
Por candidato
Buscar: "Pedro Lopez"
Resultados:
- Solicitud #58 - Aprobada
- Evaluacion - Oferta
- 22 Ene 2024
- Solicitud #52 - Aprobada
- Entrevista - Evaluacion
- 18 Ene 2024
- Solicitud #45 - Rechazada
- Entrevista - Evaluacion
- 15 Ene 2024
Por aprobador
Filtrar: Aprobador = "Maria Lopez"
Muestra todas las solicitudes donde Maria fue aprobador, con su decision.
Por periodo
Filtrar: Fecha = 01 Ene - 31 Ene 2024
Muestra todas las solicitudes creadas en ese periodo.
Por estado
Filtrar: Estado = "Rechazada"
Muestra solo solicitudes rechazadas para analizar patrones de rechazo.
Integracion con ProcessTaskHistory
El historial de aprobaciones se integra con el historial general de tareas:
Historial de Tarea: Pedro Lopez
| FECHA | ACCION | USUARIO |
|---|---|---|
| 22 Ene | Movido a Oferta | Sistema |
| 22 Ene | Aprobacion #58 completada | Sistema |
| 22 Ene | Aprobacion solicitada | Juan G. |
| 18 Ene | Movido a Eval | Sistema |
| 18 Ene | Aprobacion #52 completada | Sistema |
| 15 Ene | Aprobacion #45 rechazada | Sistema |
| 15 Ene | Aprobacion solicitada | Juan G. |
| 10 Ene | Tarea creada | Juan G. |
Retencion de datos
Politica de retencion
Datos de aprobaciones se retienen:
- Solicitudes: Indefinidamente
- Decisiones: Indefinidamente
- Comentarios: Indefinidamente
- Historial: Indefinidamente
Razon: Requisitos de auditoria y compliance
Eliminacion
Advertencia: Las aprobaciones NO se pueden eliminar
Razon: Mantener integridad del registro de auditoria.
Si una tarea se elimina, el historial de aprobaciones permanece como registro.
Casos de uso del historial
Auditoria de contratacion
Pregunta: "Quien autorizo la contratacion de Maria Torres en Enero?"
Pasos:
- Buscar candidato "Maria Torres"
- Filtrar por etapa "Contratacion"
- Ver detalles de la solicitud aprobada
- Exportar como evidencia si necesario
Analisis de rechazos
Pregunta: "Por que hay tantos rechazos en la etapa de Evaluacion Tecnica?"
Pasos:
- Filtrar: Estado = Rechazada
- Filtrar: Etapa destino = Evaluacion
- Revisar razones de rechazo
- Identificar patrones comunes
- Tomar acciones correctivas
Performance de aprobadores
Pregunta: "Quien esta tardando mas en aprobar solicitudes?"
Pasos:
- Ver metricas por aprobador
- Identificar tiempos de respuesta
- Hablar con aprobadores lentos
- Considerar agregar backups
Disputa sobre decision
Pregunta: "El candidato dice que nunca le dieron feedback del rechazo"
Pasos:
- Buscar solicitud del candidato
- Ver razon de rechazo documentada
- Ver fecha y hora exacta
- Verificar si se envio notificacion
- Proporcionar evidencia al candidato
Mejores practicas
Documentar decisiones
Bueno:
"Aprobado. El candidato mostro excelente dominio tecnico (92/100 en evaluacion). Referencias positivas confirmadas."
Malo:
"Ok"
Revisar historiales periodicamente
Revision mensual:
- Hay rechazos recurrentes en alguna etapa?
- Los tiempos de aprobacion son razonables?
- Hay aprobadores con carga desbalanceada?
- Los comentarios son utiles?
Usar para capacitacion
El historial es util para capacitar nuevos aprobadores:
"Mira como Maria documenta sus decisiones" "Estos son ejemplos de rechazos bien justificados" "Este es el tiempo de respuesta esperado"
Problemas comunes
"No encuentro la aprobacion"
Causas:
- Filtros activos
- Busqueda incorrecta
- Aprobacion en otro proceso
Solucion: Limpiar filtros, buscar por ID si lo conoces.
"Faltan comentarios"
Causa: Aprobadores no documentaron decision.
Solucion: Establecer politica de documentacion obligatoria, capacitar aprobadores.
"No puedo exportar"
Causa: Sin permiso suficiente.
Solucion: Solicitar permiso approvals.manage.
Proximos pasos
- Gestionar Aprobaciones - Administrar solicitudes activas
- Configurar Aprobaciones - Mejorar configuracion