Eventos y Calendario

Configura la creacion automatica de eventos, entrevistas con videoconferencia y enlaces de auto-agendamiento cuando los candidatos entran a etapas del proceso.

Funcionalidades disponibles

Crear evento automatico

Como funciona

Cuando el candidato entra a una etapa con evento configurado:

1. Candidato movido a "Entrevista Tecnica"
2. Sistema crea evento automaticamente
3. Agrega participantes (candidato + entrevistadores)
4. Crea sala de Zoom (si configurado)
5. Envia invitaciones por email
6. Registra en calendario de participantes

Configurar creacion automatica

Tablero -> Click en etapa -> Configurar -> Eventos

Automatizacion de Eventos: Entrevista Tecnica

• Crear evento automaticamente al entrar a esta etapa

Plantilla de evento: [Entrevista Tecnica 1 hora]

O configurar manualmente:

PARTICIPANTES

• Incluir al candidato
• Incluir al reclutador asignado
• Incluir participantes adicionales: [Buscar usuarios...]

VIDEOCONFERENCIA

• Crear sala de video automaticamente
• Proveedor: [Zoom] (opciones: Zoom, Google Meet, Microsoft Teams)

RECORDATORIOS

• Enviar recordatorio
• Tiempo antes: 30 minutos

Plantillas de evento

Usa plantillas predefinidas para consistencia:

Seleccionar Plantilla

ENTREVISTAS

• Entrevista RH (30 min)
• Entrevista Tecnica (60 min)
• Entrevista con Director (45 min)

EVALUACIONES

• Sesion de Evaluacion (90 min)
• Presentacion de Caso (60 min)

OTROS

• Llamada de Seguimiento (15 min)
• Reunion de Onboarding (60 min)

Enviar link de auto-agendamiento

Como funciona

El candidato recibe un link para elegir su propio horario:

1. Candidato movido a "Agendar Entrevista"
2. Sistema genera link unico de agenda
3. Envia email con link al candidato
4. Candidato ve disponibilidad del reclutador
5. Candidato selecciona horario
6. Evento se crea automaticamente
7. Ambos reciben confirmacion

Configurar link de agenda

Link de Auto-Agendamiento

• Enviar link de agenda al entrar a esta etapa

Disponibilidad del reclutador:

• Lunes 09:00 - 18:00
• Martes 09:00 - 18:00
• Miercoles 09:00 - 18:00
• Jueves 09:00 - 18:00
• Viernes 09:00 - 17:00
• Sabado
• Domingo

Mensaje personalizado:

Hola {{candidato.nombre}}, te invitamos a agendar tu entrevista tecnica. Selecciona el horario que mejor te convenga.

VIDEOCONFERENCIA

• Crear sala de Zoom automaticamente al confirmar

Email que recibe el candidato

Agenda tu Entrevista

Hola Juan,

Te invitamos a agendar tu entrevista tecnica para el puesto de Desarrollador Frontend en TechCorp.

Duracion: 60 minutos

Haz clic en el boton para seleccionar el horario que mejor te convenga:

[Agendar mi Entrevista]

Este link es valido por 14 dias.

Vista del candidato

Selecciona un Horario

• Entrevista Tecnica
• Duracion: 60 minutos

ENERO 2024

Horarios disponibles para Lun 15: [09:00] [10:00] [11:00] [14:00] [15:00] [16:00] [17:00]

[Confirmar 15 Ene, 10:00]

Integracion con Zoom

Configurar Zoom

Configuracion -> Integraciones -> Zoom

Zoom (Conectado)

• Crear sala automaticamente
• Habilitar sala de espera
• Grabar reuniones (opcional)

[Desconectar]

Evento con Zoom

Entrevista Tecnica - Juan Perez

Participantes:

• Juan Perez (candidato)
• Maria Lopez (reclutador)

Integracion con Google Calendar

Conectar Google Calendar

Configuracion -> Integraciones -> Google Calendar

Google Calendar (Conectado)

• Sincronizar eventos bidireccional
• Mostrar disponibilidad

[Desconectar]

Sincronizacion

Los eventos creados en Talivo aparecen automaticamente en Google Calendar del reclutador y viceversa.

Google Calendar <-> Talivo

• Evento creado en Talivo -> Aparece en Google
• Evento modificado en Google -> Se actualiza en Talivo
• Evento eliminado -> Se elimina en ambos

Integracion con Microsoft Calendar

Conectar Outlook

Configuracion -> Integraciones -> Microsoft Calendar

Microsoft Calendar (Conectado)

• Sincronizar eventos
• Usar Microsoft Teams para video

[Desconectar]

Variables en eventos

Variables disponibles

Ejemplo de titulo

Titulo: "Entrevista {{vacante.titulo}} - {{candidato.nombre}}"

Resultado: "Entrevista Desarrollador Frontend - Juan Perez"

Recordatorios de eventos

Configurar recordatorios

Recordatorios

• 24 horas antes
• 1 hora antes
• 15 minutos antes

Enviar a:

• Candidato
• Entrevistadores

Email de recordatorio

Recordatorio: Entrevista manana

Hola Juan,

Te recordamos que tienes una entrevista programada para manana:

• Fecha: Martes 16 Ene, 10:00
• Ubicacion: Zoom Meeting
• Link: https://zoom.us/j/123456789

[Agregar a mi Calendario]

Ver eventos desde el tablero

Indicador en tarjeta

• Avatar Juan Perez
• Desarrollador Frontend
• Match: 85%
• Entrevista: Mar 16, 10am

Detalle de evento

Eventos de Juan Perez

Dependencias con eventos

Evento como bloqueo

Puedes configurar que la tarea no avance hasta que el evento se complete:

Configuracion:

• Crear evento al entrar
• Bloquear avance hasta completar evento

Resultado:

• Evento se crea
• Tarea no puede avanzar
• Hasta que evento se marque como completado
• O se registre resultado

Registrar resultado de evento

Registrar Resultado

Resultado:

• ( ) Completado satisfactoriamente
• ( ) Requiere seguimiento
• ( ) No se presento
• ( ) Cancelado

Calificacion (1-5): [4 estrellas]

Notas:

Excelente manejo tecnico. Recomiendo avanzar a siguiente etapa.

[Cancelar] [Guardar Resultado]

Historial de eventos

Ver historial

Historial de Eventos: Juan Perez

Auditoria

Evento: Entrevista Tecnica

• Creado: 12 Ene 10:00 (automatico)
• Agendado: 12 Ene 15:30 (por candidato)
• Recordatorio: 15 Ene 10:00 (enviado)
• Realizado: 16 Ene 10:00
• Resultado: Completado (por Maria Lopez)

Mejores practicas

Configurar plantillas

Crea plantillas para:

• Entrevista RH (30 min)
• Entrevista Tecnica (60 min)
• Entrevista Final (45 min)
• Llamada de seguimiento (15 min)

Incluir informacion util

En la descripcion del evento incluir:

• Nombre del candidato
• Puesto al que aplica
• CV o perfil adjunto
• Preguntas clave a evaluar
• Link al perfil en Talivo

Dar tiempo entre eventos

Configurar buffers:

• 15 min entre entrevistas
• Tiempo para notas
• Preparacion para siguiente

Problemas comunes

"El link de Zoom no funciona"

Causas:

1. Cuenta de Zoom desconectada
2. Limite de reuniones alcanzado
3. Link expirado

Solucion: Verificar conexion de Zoom, regenerar link.

"Candidato no puede agendar"

Causas:

1. Link expirado (>14 dias)
2. Sin disponibilidad
3. Link ya usado

Solucion: Enviar nuevo link de agenda.

"Evento no se sincroniza"

Causa: Conexion con calendario perdida.

Solucion: Reconectar Google/Microsoft Calendar.

Proximos pasos

• Automatizacion de Etapas - Otras automatizaciones
• Recordatorios y SLA - Seguimiento de tiempos