Firma Electronica de Contratos
Genera y firma contratos laborales de forma electronica con validez legal.
Objetivo
Al terminar esta guia sabras:
- Generar contratos desde plantillas
- Enviar para firma electronica
- Gestionar el flujo de firmas
- Verificar documentos firmados
- Cumplir con normatividad mexicana
Validez Legal
Los contratos firmados electronicamente tienen validez legal en Mexico segun:
- NOM-151-SCFI-2016 (documentos electronicos)
- Ley de Firma Electronica Avanzada
- Codigo de Comercio (arts. 89-114)
- Codigo Civil Federal
TIPOS DE FIRMA:
- Firma electronica simple → Candidatos
- e.firma (SAT) → Representante legal
Paso 1: Configurar Plantillas de Contrato
Ve a Menu: Plantillas → Contratos → [+ Nueva]
Configuracion de plantilla:
| Campo | Valor |
|---|---|
| Nombre | Contrato Individual por Tiempo Indeterminado |
| Tipo | Tiempo Indeterminado |
Variables disponibles:
{{nombre_empleado}}{{fecha_inicio}}{{puesto}}{{salario}}{{area}}{{horario}}{{direccion_empleado}}{{rfc_empleado}}
Contenido del contrato:
CONTRATO INDIVIDUAL DE TRABAJO
Que celebran por una parte {{nombre_empresa}}, representada por {{representante_legal}}, a quien en lo sucesivo se le denominara "EL PATRON", y por la otra {{nombre_empleado}}, a quien se le denominara "EL TRABAJADOR"...
[Resto del contenido del contrato]
Click [Vista Previa] para ver como queda y [Guardar].
Paso 2: Generar Contrato para Candidato
Desde el perfil del candidato: Menu [...] → Generar Contrato
Datos del contrato:
| Campo | Valor |
|---|---|
| Candidato | [Nombre del candidato] |
| Vacante | [Titulo de la vacante] |
| Plantilla | Contrato Tiempo Indeterminado |
| Puesto | Desarrollador Senior |
| Area | Tecnologia |
| Fecha inicio | 01/02/2024 |
| Salario | $55,000.00 MXN Mensual |
| Horario | Lunes a Viernes 9:00-18:00 |
FIRMANTES:
| Orden | Firmante | Tipo de firma |
|---|---|---|
| 1 | Empleado: [Nombre] | Firma electronica simple |
| 2 | Empresa: [Representante Legal] | e.firma del SAT |
Orden de firma: Empleado primero
Click [Vista Previa] y luego [Enviar para Firma].
Paso 3: Flujo de Firmas
FLUJO TIPICO:
- GENERAR - Reclutador genera contrato
- FIRMA EMPLEADO - Candidato recibe email → Revisa documento → Firma electronicamente
- FIRMA EMPRESA - Representante legal recibe notificacion → Revisa contrato firmado por empleado → Firma con e.firma del SAT
- CONTRATO LISTO - Ambas partes reciben copia → Documento con validez legal → Almacenado de forma segura
Paso 4: Firma del Empleado
El candidato recibe email:
Asunto: Contrato laboral listo para firma
Hola [Nombre],
Tu contrato laboral esta listo para firma.
Puesto: [Titulo] Fecha inicio: [Fecha]
Por favor revisa el documento y firmalo electronicamente.
[Revisar y Firmar Contrato]
El link es valido por 7 dias.
Al hacer click:
- Ve el contrato completo
- Puede descargarlo para revisar
- Acepta terminos de firma electronica
- Dibuja o escribe su firma
- Confirma con codigo enviado por email/SMS
- Contrato firmado por su parte
Paso 5: Firma del Representante
El representante legal recibe notificacion:
Contrato pendiente de tu firma
El empleado [Nombre] ha firmado su contrato. Ahora requiere tu firma como representante legal.
[Ver y Firmar Contrato]
Proceso de firma con e.firma:
- Accede al documento
- Revisa que todo este correcto
- Click [Firmar con e.firma]
- Sube archivo .cer (certificado)
- Sube archivo .key (llave privada)
- Ingresa contraseña de la llave
- Confirma la firma
- Contrato completamente firmado
Paso 6: Documento Final
El contrato firmado incluye:
CONTRATO INDIVIDUAL DE TRABAJO
[Contenido del contrato...]
FIRMAS ELECTRONICAS
FIRMA 1 - TRABAJADOR
| Campo | Valor |
|---|---|
| Nombre | [Nombre del empleado] |
| Fecha | 15/01/2024 14:32:15 |
| IP | XXX.XXX.XXX.XXX |
| Verificacion | Email + Codigo SMS |
| Hash | abc123...xyz789 |
FIRMA 2 - PATRON (e.firma SAT)
| Campo | Valor |
|---|---|
| Nombre | [Representante Legal] |
| RFC | [RFC de la empresa] |
| Certificado | 00001000000123456789 |
| Fecha | 15/01/2024 16:45:22 |
| Sello digital | [Cadena de sello] |
Documento firmado conforme a NOM-151-SCFI-2016
Gestionar Contratos
Ve a Menu: Documentos → Contratos
Lista de contratos:
| Empleado | Puesto | Estado | Fecha | Acciones |
|---|---|---|---|---|
| Maria Garcia | Dev Senior | ✓ Firmado | 15/01 | [...] |
| Pedro Lopez | PM | ◐ Pendiente | 14/01 | [...] |
| Ana Martinez | UX Designer | ○ Borrador | 13/01 | [...] |
| Carlos Ruiz | Dev Junior | ✗ Rechazado | 10/01 | [...] |
Estados:
- ○ Borrador - En preparacion
- ◐ Pendiente - Esperando firmas
- ✓ Firmado - Completado
- ✗ Rechazado - Candidato rechazo
- ⏱ Vencido - Expiro sin firmar
Recordatorios
Automatiza recordatorios de firma:
| Opcion | Configuracion |
|---|---|
| Recordar si no firma en 24 horas | ✓ Activado |
| Recordar 1 dia antes de vencer | ✓ Activado |
| Notificar al reclutador si vence | ✓ Activado |
| Vigencia del link de firma | 7 dias |
Verificar Firmas
Cualquier persona puede verificar un contrato:
Ve a Menu: Documentos → Verificar Firma
-
Sube el PDF firmado
-
Sistema valida:
- Integridad del documento
- Validez de las firmas
- Certificados utilizados
- Cadena de confianza
-
Resultado:
- ✓ Documento autentico
- ✓ No ha sido alterado
- ✓ Firmas validas
- ✓ Cumple NOM-151
Tips
PREPARACION:
- Ten plantillas listas para cada tipo
- Verifica datos antes de enviar
- Incluye todas las clausulas necesarias
- Revisa con legal periodicamente
- Actualiza segun cambios de ley
PROCESO:
- Envia con tiempo suficiente
- Da instrucciones claras
- Ofrece ayuda si hay dudas
- Recordatorios amables
- Celebra cuando esta firmado
ALMACENAMIENTO:
- Guarda original firmado
- Respaldo automatico
- Acceso controlado
- Retencion segun ley
- Disponible para auditorias
Guias Relacionadas
- Contratar y Onboarding - Proceso completo
- Solicitar Documentos - Recopilar docs
- Certificados - Configurar e.firma